Referat fra bestyrelsesmøde torsdag den 11/12 2008 afholdt hos Lars Baagøe Hansen
Til stede var Rene Bendtsen , Jørgen Carstensen og Lars Baagøe Hansen.
Referatets punkter følger punkterne i den udsendte dagsorden.
Ad 1)
Lars Baagøe Hansen blev valgt til referent. Bestyrelsen enedes om at lade referent-rollen gå på omgang tilligemed sted for afholdelse af bestyrelsesmøder således at den der stiller lokaler til rådighed også udarbejder referat fra mødet.
Ad 2)
Lars Baagøe Hansen: Morten Skov fra stueetagen har spurgt om det er OK at der opsættes en nøgleboks udenfor hoveddøren. Årsagen er at Morten Skov skal have installeret en tyverialarm via G4S og en forudsætning for at dette kan lade sig gøre er at Ejerforeningen Stævnen giver tilsagn om at nøgleboksen må opsættes.. Bestyrelsen enedes om at det er OK at opsætte nøgleboksen.
Der er indhentet ordensreglement fra Havne Haven beliggende Englandsgade. Disse er tillige sendt til formanden på A/F Broen idet vi alle har interesse i at udveksle informationer som vi har fælles gavn af. Ordensreglementet skal bestyrelsen foranledige udarbejdet hurtigst muligt. Bestyrelsen er enige i at ordensreglementet skal vedtages på den førstkommende generalforsamling. Lars har haft kontakt til Børge Vilhelmsen der er formand på A/F Broen. Baggrunden er at der ikke vil ske opførelse af flere punkthuse foreløbig. Derfor vil oprettelsen af en Ejerforening og en
Grundejerforening kun ske via deltagelse af bestyrelsesmedlemmer fra A/F Broen og A/F Stævnen. Det betyder at det bliver en decimeret bestyrelse i E/F og G/F og det vil derfor betyde at der fremadrettet vil være behov for et tæt samarbejde mellem bestyrelserne. Samtidig vil det være en fordel at begge bestyrelser arbejder sammen i forhold til Odense Havneudvikling A/S (OHU) samt i forhold til øvrige eksterne interessenter.
Første skridt i dette samarbejde vil være et fællesmøde i OHU’s lokaler tirsdag den 16. december 2008 kl. 15.00. Her deltager alle fra bestyrelsen i A/F Stævnen samt repræsentanter fra A/F Broen. Formålet med mødet er at få svar på en del uafklarede spørgsmål inden en overdragelse af punkthusene til de respektive A/F’er. Der vedlægges en liste (se bilag 1) til nærværende referat med de punkter som vi i bestyrelsen ønsker at drøfte med OHU.
Lars havde indhentet tilbud på vinduespolering og trappevask af Stævnen. Tilbuddet er indhentet hos samme firma som A/F Broen har indhentet tilbud fra og tilbuddet giver da også mulighed for rabat hvis begge A/F’er benytter sig at firmaets ydelser. (se bilag 2)
Renè Bendtsen informerede om en del punkter som han ønskede at vi drøftede med OHU. Han ønskede samtidig at vi skulle indkalde til et møde med repræsentanter fra Odense Kommune angående tilkørselsforhold samt give os informationer om de kommende planer for ”Kultur-øen” nu da planerne om opførelse af et vandkulturhus er droppet af kommunen. Disse punkter skal drøftes med h.h.v. OHU på mødet den 16/12 og med A/F Broen på et møde i forlængelse af mødet med OHU. Dette dog under forudsætning af at A/F Broen ønsker at holde mødet med os. Lars tager kontakt til Børge Vilhelmsen for at aftale dette møde.
Jørgen Carstensen ytrede ønske om at bestyrelsen i A/F Stævnen kunne være de enkelte ejere behjælpelig med at yde bistand hvis der er problemer med mangellister eller andet der er problematisk at komme igennem med i forhold til OHU. Bestyrelsen enedes om at vi gerne vil hjælpe hvis det er problemer der er af fælles interesse for ejerne.
Jørgen luftede muligheden for at A/F Stævnen kunne få sin egen hjemmeside. Bestyrelsen enedes om at dette kunne være en god ide da dette ikke vil koste mange penge i oprettelse og løbende vedligeholdelse. Jørgen har erfaring med oprettelse og vedligeholdelse af en foreningshjemmeside og han vil arbejde videre med dette.
Overordnet set blev bestyrelsen er enige om at der er mange ting at tage fat på det vil være en fordel at danne ”fælles front” med A/F Broen.
Ad 3)
Henrik Sielemann fra LEA Ejendomme i Kolding deltog i mødet idet LEA Ejendomme er valgt som administrator af OHU over en 3 årig periode.
fra bestyrelsen gav Henrik Sielemann et indblik i sammenhængen mellem A/F, E/F, G/F og Parkeringslaug. Da der imidlertid kun skulle opføres 2 punkthuse blev vi enige om at afvente situationen for at der ikke skulle ”gå for meget bestyrelsesarbejde” i tingene
Henrik Sielemann udleverede en kopi af den indgåede aftale med OHU. Aftalen indeholder alle de punkter som LEA Ejendomme udfører for os og som er indeholdt i det månedlige administrationsgebyr. Desuden indeholder aftalen punkter som LEA Ejendomme kan hjælpe bestyrelsen med mod beregning. Bestyrelsen enedes om at vi ikke uden gensidigt samtykke fra bestyrelsen rekrutterer ekstra betalt hjælp hos LEA Ejendomme. Bestyrelsen enedes samtidig om at vi ikke ønsker revisorbistand. Denne opgave mener vi i bestyrelsen at vi godt kan løfte via hjælp fra et medlem af ejerkredsen i Stævnen.
Et væsentligt punkt i aftalen er også at al kontakt med LEA Ejendomme skal ske via en af bestyrelsen udpeget person.
En anden aftale som Henrik Sielemann udleverede kopi af, var en aftale om teknisk rådgivning og bistand. Henrik havde desuden medbragt 2 tilbud om vinduespolering og trappevask. (se bilag 2)
Bestyrelsen skal snarest muligt udpege det firma der skal forestå denne opgave, men dog i samarbejde med A/F Broen. Dette vil blive drøftet på mødet den 16/12.
Ad 4.
Bestyrelsen var enig om at bestyrelsessuppleanter alligevel ikke skulle deltage i de ordinære bestyrelsesmøder. Der vil dog blive udsendt referat af møderne til suppleanterne således at de løbende får information om hvilket områder bestyrelsen beskæftiger sig med. Kommunikationsformen sker via e-mails.
Promenadebyen, den 14/12 2008
For referatet:
………………………………..