På mødet deltog bestyrelsesmedlemmer fra A/F Stævnen, Broen og Henrik Haugaard fra OHU A/S.
Formålet med mødet var at foretage en opfølgning på nogle af de mangler som der endnu ikke er udbedret. Desuden skulle bestyrelserne drøfte valg af leverandør til vinduespolering samt trappevask og drøfte et fremtidigt samarbejde bestyrelserne imellem.
1)Det er hensigten på sigt at der skal oprettes en ejerforening, en grundejerforening, et parkeringslaug og et bådelaug ud over de allerede oprettede administrationsfællesskaber. Da der kun opføres 2 punkthuse foreløbig vil bestyrelserne prøve at arbejde sig hen mod en mere simpel løsning omkring etablering af disse foreninger og laug. Udgangspunktet var oprindeligt at der jo skulle opføres 8 punkthuse og at der skulle vælges repræsentanter fra disse 8 huse til bestyrelserne. Da det er vedtægtsbestemt at foreningerne og laugene skal oprettes er dette dog ikke helt enkelt.
2)OHU havde lovet at 15/12 2008 var deadline for udbedring af mangler. Dette er dog ikke sket hvilket begge bestyrelser udtrykte stor utilfredshed med overfor OHU. Bl.a. mangler begge huse at få foretaget vinduespolering. Henrik har lovet at dette vil blive foretaget inden jul! Trappevask og rengøring af elevator skulle være færdiggjort, men også her mener begge bestyrelser at arbejdet ikke er foretaget grundig nok.
Henrik Haugaard har lovet at der vil blive udsendte opfølgningslister på mangler i de enkelte lejligheder meget snart. De mangler der er markeret med gul farve vil blive udbedret inden jul og de øvrige inden 12/1 2009. Her vil arbejdet blive udført mellem 5/1 og 9/1 2009 lovede Henrik Haugaard. Der vil blive sat dørpumper op på alle yderdøre ud til trappen .
Henrik Haugaard har lovet at drifts- og vedligeholdelsesmappen vil blive udsendt allersenest den 12/1 2009.
Der er endnu ikke etableret altaner i stuen på Broen og Stævnen. Dette sker først 1/5 2009 oplyser Henrik Haugaard. Der er lovet en kompensation til ejerne for denne store forsinkelse hvilket er accepteret af en del af ejerne.
Bestyrelsen for A/F Stævnen har påpeget at der stadig mangler lys ved cykelkælderen og at cykelrampen er udført forkert. Henrik Haugaard fortalte at der i stedet vil blive sat nogle alu-ramper
Ved Broen er der problemer med låsene på yderdørene. Henrik tager action på dette.
Generelt set er der mange mangler som Henrik Haugaard har noteret sig og han har lovet udbedring af disse snarest muligt
3) Tilkørselsforholdene til Promenadebyen er ikke tilfredsstillende, men vi må nok acceptere at der ikke sker store ændringer førend ombygningen af Toldbodgade er tilendebragt primo 2010. Bestyrelserne vil dog løbende følge tilstanden af tilkørselsforholdene og kontakte Odense Kommune hvis behovet opstår
4)Henrik Haugaard oplyser at der vil blive afholdt et møde mellem Odense Kommune samt diverse interessenter hos Odense Havn i starten af 2009. På dette møde skal der drøftes hvad der skal ske med ”Kultur-Øen”. På dette møde vil bestyrelserne meget gerne være repræsenteret og vi enedes om at tage kontakt til Odense Kommune med henblik på at vi også får mulighed for at deltage idet vi mener at have stor interesse i hvad der skal ske med ”Øen”.
5) Fremtidige vinduespoleringer og trappevask skal fremover foretages for ejernes regning d.v.s. via vores fællesudgifter. Bestyrelserne er p.t. i gang med at indhente tilbud på dette. Vi kan dog love at der vil ske trappevask inden jul i begge punkthuse. Vi vil prøve at arbejde os hen imod at der foretages trappevask ca. 15 gange årligt – dog vil stue-etagen få foretaget vask med hyppigere frekvens idet det jo er her at al ”skidtet” tages ind og det skal ikke gå ud over beboerne i stueetagerne. Da budgettet til vinduespolering og trappevask ikke er særlig højt vil bestyrelserne anbefale at beboerne selv foretager vask af gulve ud for elevatoren. Hvis hver etage selv aftaler frekvens af vask vil det være det ideelle, men hvis man mod forventning ikke kan blive enige om dette er man velkommen til at kontakte bestyrelsen for de enkelte huse. Desuden vil vinduespolering sandsynligvis ikke indeholde polering af vinduer på altaner og glasset på gelænderet. Bestyrelserne er klar over at det måske ikke helt lever op til alle beboeres forventninger, men vi har valgt at se det ud fra en økonomisk vinkel. Vi tager selvfølgelig tingene op til vurdering hvis det viser sig at det medfører store gener eller at vi kn nøjes med en længere interval mellem trappevask og vinduiespolering.
6)Fremadrettet har bestyrelserne i A/S Stævnen og Broen aftalt at der afholdes fælles bestyrelsesmøder idet det er samme udfordringer vi går og pusler med og vi tror på at hvis vi står sammen vil der være bedre muligheder for at virke slagkraftige. Vi vil dog stadig adskille økonomierne i A/F’erne.
7) Der er mange biler der er parkeret på rampen op mellem Stævnen og Broen. Vi vil gerne henstille at alle parkerer på gæsteparkeringen. Dette af hensyn til at hvis der f.eks. opstår brand i en bygning så skal slukningskøretøjerne kunne komme til!
8) På Broen er der ingen cykelkælder. Der er nogle beboere der gerne vil have en sådan og det arbejdes der videre med
Dette referat uddeles til alle beboerne i begge punkthuse således at disse er informeret om hvad vi går og pusler med i bestyrelserne. Alle beboere er velkommen til at komme med forslag eller idèer overfor de respektive bestyrelser.
For referatet:
Lars Baagøe Hansen