Referat fra ordinært bestyrelsesmøde i Ejerforeningen Promenaden den 7/12 2011.
Afbud fra ”observatør” Henrik Hansen, Sjælsø
Dagsorden:
1. Godkendelse af referat fra sidste møde
2. Implementering af Sejlet i Ejerforeningen
3. Drøftelse af lokalplan for Byens Ø
4. Procedure ifm påkørsel af lamper
5. Mangellister
6. Beplantning af træer
7. Drøftelse af vedligeholdelsesplan
8. Måleraflæsninger årsultimo
9. Etablering af solcelleanlæg
10. Eventuelt
Ad 1)
Godkendt
Ad 2)
Bestyrelsen forventer at Sejlet indtræder i Ejerforeningen når lejlighederne er klar til indflytning. Det forventes at ske den 1. februar 2012. Vores ejendomsadministrator er oplyst herom således at der kan højde for dette i det kommende års budgetter.
Ad 3)
Overordnet set har Ejerforeningen ingen indsigelser omkring lokalplanen. Vi vil dog gøre indsigelse over byggehøjden i areal A således at dette begrænses til 2 etager. Der henvises til kortbilag til lokalplan nr. 1-714.
Lars sender udkast til indsigelse til godkendelse af Børge, Rene og Henrik Hansen (Sjælsø) inden endelig indsigelse sendes til Odense Kommune. Skal ske senest den 29/12 2011.
Ad 4)
Der er påkørt 2 lamper ved vores gæsteparkering. Det er et problem når ledninger fra lamperne blotlægges fordi disse ved berøring kan sende strøm videre og dermed skabe en farlig situation. Derfor skal bestyrelsen altid kontaktes hurtigst muligt når der sker påkørsel af lamperne. Der er desværre ikke nogen der har meldt sig som skadesvolder ved de 2 seneste påkørsler. Der skal opstilles 2 nye lamper som ejerforeningens medlemmer må betale.
Ad 5)
Der er stadig en uafklaret situation omkring færdiggørelse og afslutning af mangellister. Rene vil tage kontakt til Peter Kallehave fra Sjælsø for at få en status.
Ad 6)
Der er bestilt nye træer der vil blive opstillet i uge 50 hvis vejret tillader dette.
Ad 7)
Vi har modtaget et tilbud fra Rådgivende Ingeniører Henneby Nielsen, men bestyrelsen ønsker at der indhentes et ekstra tilbud – vi kontakter Rambøll med henblik på at få et tilbud fra dem også på etablering af en vedligeholdelsesplan. Børge vil kontakte Rambøll og derefter afrapportere til ejerforeningens bestyrelse. Ved at få 2 tilbud har vi et bedre grundlag at arbejde videre med idet bestyrelsen er enig om at vi skal have godkendt denne ekstra udgift på generalforsamlingen inden vi binder os til en aftale med en af tilbudsgiverne.
Ad 8)
Rene og Børge vil også i år sørge for at der bliver aflæst vand- og varmeforbrug i alle lejligheder og derefter videresendt oplysninger til LEA som fortager den endelige afregning overfor ejere/lejere.
Ad 9)
Det viser sig at projektet ikke er økonomisk bæredygtigt og derfor skrinlægger vi projektet.
Ad 10)
Ejerforeningen vil arbejde videre med forslaget om at vi kan få opstillet en ”hjertestarter” f.eks. ved Broen som ligger midt mellem alle 3 bygninger. Børge arbejdere videre med projektet.
Bestyrelsen aftalte at vi i 2012 vil udarbejde budget hvor der er balance mellem udgifter og indtægter. Hvert administrationsfællesskab skal desuden udarbejde deres eget budget. Det skal naturligvis ske i tæt samarbejde med LEA (Henrik Sielemann). På det næste bestyrelsesmøde skal Henrik Sielemann deltage. Vi har sat en foreløbig dato for generalforsamlingerne til den 26/4 2012.
Bestyrelsen arbejder videre med denne dato idet vi skal sikre os at alle relevante bestyrelsesmedlemmer kan deltage herunder P-lauget. Vi vil gerne tilbyde deltagerne at indtage mad og drikke efter generalforsamlingerne akkurat som vi gjorde forrige år. Der skal dog forventes en brugerbetaling på 50 kr. pr. deltager.
Næste bestyrelsesmøde er aftalt til den 6. marts 2012.
For referat:
Lars Baagøe Hansen