Referat fra bestyrelsesmøde i Ejerforeningen Promenaden tirsdag den 26/6 2012

Dagsorden:

1) Fordeling af arbejdsopgaver og konstituering
2) Opfølgning på møde med foreningens gartner
3) Skilte v/gæsteparkering
4) Lamper v/gæsteparkering
5) Ulovlig parkering v/gæsteparkering
6) Tilbud på renovation
7) Opfølgning på mangellister
8) Opsætning af husnumre på gavle på punkthusene
9) Drøftelse af henvendelse fra Sejlets bestyrelse angående underskud i Ejerforeningen
10) Parkeringsproblematik
11) Hjertestarter – skal der anskaffes en sådan?
12 Eventuelt

Ad 1)
Rene og Børge er udtrådt af bestyrelsen i Ejerforeningen og fremover fordeles opgaver mellem Anne og Lars idet Henrik Hansen fra Sjælsø ikke har sin daglige gang i Promenadebyen. Der blev foreslået at det kunne være en god idè hvis et bestyrelsesmedlem fra Sejlet deltog i bestyrelsesmøderne som observatør. Henrik tager dette med til det kommende bestyrelsesmøde i Sejlet.
Bestyrelsen i Ejerforeningen konstituerede sig således:
Formand: Lars Baagøe Hansen, Stævnen
Næstformand: Anne Grodtkær, Broen
Sekretær: Henrik Hansen, Sejlet

Ad 2)
Lars har afholdt møde med Torben (gartner) den 14/6 om følgende emner:
Manglende vanding af græsareal v/Sjælsø’s kontor på Sejlet: Græsset på arealet bliver brunt. Henrik Hansen vil afvente at der skal gøres noget ved problemet indtil videre.
Nyanlagt græsplæne mod syd-vest for Promenadebyen. Græsplænen er ujævn og der er stadig en del byggematerialer i jorden. Peter Kallehave oplyser at græsplænen ikke er færdiggjort og at den vil få samme standard når den overdrages, som øvrige græsarealer.
Græsareal langs nye trapper til skærvepladsen. Det er ikke muligt for gartneren at klippe græsset på grund af store ujævnheder. Peter Kallehave udbedrer ujævnhederne således at gartneren kan slå græsset problemfrit. Gælder ved begge trapper.
Gartneren kan ikke slå græs ved skrænten til skærvepladsen da de parkerede biler holder for tæt på skrænten. Peter Kallehave vil opsætte et lavt hegn ca. 1 meter fra skrænten så gartneren har mulighed for at slå græsset med græstrimmer uden at risikere at bilerne beskadiges.
Vandslanger ilagt jorden ved Stævnen og Broen: Er vandet til slangerne tilgængeligt? Lars kontakter Børge for at høre om ”hanerne er åbne”

Ad 3)
Gæsteparkeringsskiltene på p-pladserne mellem Broen og sejlet er placeret bag bøgehækken. Årsagen er at disse ikke kan komme tættere på p-pladserne fordi der er beton lige bag bøgehækken. Vi enedes om at bøgehækken der skal klippes ned så gæster kan se hvor de må parkere.
Ad 4)
2 lamper ved gæsteparkeringspladserne er påkørt. Vi kender navnet på den ene skadevolder men ikke navnet på hvem der har påkørt den anden lampe. Lars kontakter skadesvolder (der har meldt sig frivillig) og får ordnet forsikringsspørgsmålet. Ejerforeningen må betale for den anden lampe. Bestyrelsen er enige i at vi jævnligt vi vurdere om vi fortsat skal bekoste opstilling af lamper der påkøres. En lampe koster ca. kr. 10.000

Ad 5)
En enkelt beboer fra Stævnen har fået flere henstillinger om ulovlig parkering på gæstepladserne. Vedkommende har ikke reageret på disse henstillinger. Samtidig har beboeren heller ikke efterkommet påbud mod at få fjerne sko m.m. fra reposen. Lars sender en mail til Sjælsø der tager sagen alvorlig vil Sjælsø vil reagere på sagen.

Ad 6)
Vi har modtaget et tilbud fra Marius Pedersen om opstilling og tømning af containere til pap og flasker/glas. Tilbuddet er drøftet og der er på generalforsamlingen afsat midler til formålet.
Lars er blevet kontaktet af Dansk Skraldesug A/S. De vil gerne foranledige at det ene rør der er opsat ved p-pladerserne på rampen kan anvendes til glas/flasker. Bestyrelsen vil arbejde videre med denne løsning. Både fordi vi slipper for opsætning af stor container men også fordi Dansk Skraldesug A/S også mener at vi kan – på sigt – benytte det andet rør til pap. Derfor parkerer vi pap-containerløsningen indtil videre og Lars kontakter Dansk Skraldesug A/S for at aftale nærmere omkring flaske/glas løsningen. Vi skal også find en pris og denne skal opvejes mod tilbuddet fra Marius Pedersen.

Ad 7)
Vi har nu modtaget de i referat af 20/3 2012 mangellister. Anne udarbejder en skrivelse som udsendes med de enkelte lister. Vi har en deadline pr. 15/8 2012.

Ad 8)
Med henblik på at besøgende bedre kan orientere sig i Promenadebyen opsættes hus nr. skilte på gavlene af bygningerne. Peter Kallehave arbejde med dette.

Ad 9)
På generalforsamlingen blev det fra en beboers side anfægtet at Sejlet ikke skal være med til at betale for underskuddet i Ejerforeningen. Baggrunden for dette er at underskuddet bl.a. er opstået som konsekvens af at tidligere års ejendomsskatter er pålignet Ejerforeningen som dengang bestod af Stævnen og Broen. Beboeren henviste til vedtægternes § 22.1 Lars og Anne mener at beboerne i Sejlet skal acceptere at de er med til at overtage underskuddet i Ejerforeningen. Baggrunden for dette er at der er tale om en beslutning vedtaget på tidligere generalforsamlinger i Ejerforeningen der dengang bestod af Broen og Stævnen. Samtidig ved vi at alle nye ejere i Sejlet har fået udleveret regnskaber da der blev underskrevet købsaftale hvorfor underskuddet var køberne bekendt. Nye ejere i Sejlet kan desuden heller ikke ændre på tidligere beslutninger med reference til ovennævnte § 22.1 Det gælder for fremtidige udgifter som måtte opstå. Anne og Lars påpeger desuden at beboeren nok ikke havde reageret hvis egenkapitalen i Ejerforeningen var positiv. Henrik Hansen vil gerne vende tilbage med sin holdning til emnet idet Sjælsø står for at skulle dække det meste af denne udgiftspost via Sejlet. Henrik Hansen har efterfølgende accepteret at Sejlet skal være med til at dække underskuddet. Derfor står bestyrelsen fast på beslutningen

Ad 10)
Der er en del beboere der undrer sig over de mange ledige p-pladser i p-kælderen. Henrik Hansen kom med en længere udredning om baggrunden men han oplyser at det selvfølgelig også ærgrer Sjælsø at p-pladser ikke kan udlejes eller sælges. Indtil videre er det givne vilkår og Henrik oplyser at der på sigt muligvis kan opstå andre løsninger.

Ad 11)
Det vil koste ca. kr. 20.000 at opstille en hjertestarter. Lars arbejder videre med at indhente præcise priser samt finde egnede modeller. Samtidig skal vi finde ud at om der skal oprettes et kursus i brugen af hjertestarteren for interesserede. Der er afsat kr. 20.000 til projektet i vores budget.

Ad 12)
Opfølgning fra generalforsamlingen:
En beboer ønsker klarere vedtægter i foreningerne. Det er forbundet med store omkostninger (tinglysning) samtidig med at der er tale om en længerevarende proces så derfor vil bestyrelsen ikke gøre yderligere i den anledning. Vi synes at tingene har fungeret tilfredsstillende med den nuværende konstellation. Samtidig er det klart at når fælles arealer er klar til overdragelse til foreningen skal det ifølge vedtægterne ske via Grundejerforeningen der endnu ikke er etableret. Denne vil blive etableret når den tid kommer.
Udsendelse af indkaldelse til generalforsamlinger via mail:
Bestyrelsen mener ikke at vores nuværende vedtægter vil forhindre ovennævnte. Vi skal dog spørge den enkelte ejer. Lars vil i første omgang kontakte LEA v/Henrik Sielemann for at afklare om LEA har erfaring på området som vi kan drage nytte af.
Peter Kallehave arbejder videre med at anlægge en sti fra trapperne til skærvepladsen således at vi kan komme tørskoet fra skærvepladsen og op til rampen. Samtidig vil Peter Kallehave finde en pris for maling af bygningerne (til brug ved budgetlægning)
Vi har modtaget en henvendelse fra Kresten Mehl angående tilbud fra Natur-Energi A/S i København. El-selskabet tilbyder os billig el. Bestyrelsen er enige om at vi mener at vi skal undersøge markedet og vil bede Kresten Mehl at indhente andre tilbud. Det skal også ses i lyset af de dårligere erfaringer som andre har haft ved skift at el-udbyder jævnfør artikler i dagbladene
Næste bestyrelsesmøde er fastlagt til den 19/9 2012.