Referat fra ordinært bestyrelsesmøde i A/F Stævnen den 6. november 2012.
Dagsorden:
1. Godkendelse af referat fra sidste møde
2. Malerarbejde – modtaget tilbud drøftet
3. Status på Desmi pumper under P-kælder
4. Oprydning i cykelkælder –status
5. Overdragelse af brik-administration til Odense Låseservice
6. Gennemgang af regnskab pr. 30/9 2012
7. Omfugning af facade mod SØ
8. Overtagelse af opgave fra Nordisk Klima – status
9. Vedligeholdelsesplan for A/F Stævnen
10. Eventuelt – herunder aftale ny mødedato
Ad 1) Referatet godkendt
Ad 2) Vi har indhentet tilbud på malerarbejde. Det drejer sig om maling samt udbedring af skader på diverse reposer. Skader der sandsynligvis er opstået som følge af adskillige flytninger. Tilbuddet lød på ca. kr. 25.000. Bestyrelsen blev enige om at arbejdet skulle udføres for at vi kan opretholde et pænt niveau i ejendommen. Vi venter dog til primo 2013 inden arbejdet igangsættes. Et budgetteret murerarbejde som er godkendt på vores generalforsamling i foråret 2012 vil blive igangsat hurtigst muligt og forventes afsluttet i 2012. Beboerne får mere information om dette idet det vil medføre at adgangen til p-kælderen via elevatoren vil blive spærret i en kortere periode.
Ad 3) Der er desværre konstateret en elektrisk fejl i pumperne. Der er allerede udskiftet 2 pumper som var defekte. Fejlene opstår på grund af fejlopsætning i styresystemerne. Vi har inddraget MT Højgård (via Sjælsø) der vil se på problemet og vende tilbage igen. Pumpernes funktion er bl.a. at sørge for at der ikke sker oversvømmelse i P-kælderen. Det er derfor meget vigtig at de fungerer optimalt.
Ad 4) Arbejdet er endnu ikke igangsat. Det forventes at ske i starten af 2013. Varetagesaf Rene og Jørgen.
Ad 5) Brik-administrationen for A/F Stævnen og A/F Broen er mere omfattende end forventet. Derfor vil vi overdrage administrationen af de elektroniske brikker til Odense Låseservice. Børge fra Broen vil kontakte Odense Låseservice for at aftale møde omkring konditioner for en overdragelse. Jørgen følger op overfor Børge så vi sikrer at dette sker hurtigst muligt.
Ad 6) Vi har modtaget kvartalsopfølgning pr. 30/9 fra LEA. Regnskabet udviser et underskud på kr. 233.725 mod et budgetteret underskud på kr. 172.072. Baggrunden for at det større underskud skal ses i lyset af at vi i pinsen fik stort set udskiftet alle dele i vores elevator. En ekstraordinær reparation på ca. kr. 123.000. I det udviste underskud er der ikke afsat henlæggelsesbeløb kr. 40.000 .
Ad 7) Der er konstateret fugeskader på Stævnen mod SØ. Vi har haft kontaktet MT Højgård (via Sjælsø) og MT Højgård er af den opfattelse af der skal udskiftes facadebånd (fuger) fra 1. sal og op til 7. sal. Dette arbejde betyder bl.a. at der skal opstilles stillads op ad bygningen mod SØ. De berørte beboere er orienteret direkte fra MT Højgård. Arbejdet forventes igangsat i uge 48. Bestyrelsen i Stævnen vil kontakte MT Højgård med forespørgsel om hvorfor der ikke skal tjekkes fuger på andre dele af bygningen.
Ad 8) Jørgen (Stævnen) og Børge (Broen) har været på kursus med henblik på at vi fremover selv skulle stå for det arbejde som Nordisk Klima hidtil har varetaget for os. Det drejer sig om vores fælles sprinkleranlæg i P-kælder. Hvis Jørgen og Børge vil udføre dette arbejde vil det med føre en bruttobesparelse på ca. kr. 20.000 årligt. Børge har kontaktet RMG-Inspektion for at aftale nærmere.
Ad 9) Bestyrelsen har drøftet mulighed for at tilknytte et rådgivende ingeniørfirma til A/F’erne og Ejerforeningen. Baggrunden er at bestyrelsen ofte oplever manglende kompetence i forbindelse med vurdering af løbende vedligeholdelse af bygningerne. Samtidig vil vi gerne have eksperter som bisiddere hvis der opstår tvivlsspørgsmål overfor andre interessenter i Promenadebyen f.eks MT Højgaard eller Sjælsø. Lars kontakter formændene i Sejlet og i Broen for at høre om der er interesse i at få etableret et møde med et uvildigt rådgivende ingeniørfirma for at afdække hvordan dette kan hjælpe os – og selvfølgelig også hvad det koster.
Ad 10) En beboer har kontaktet bestyrelsen idet der skulle være opstået en madlugt som ikke tidligere har været i beboerens lejlighed. Beboeren mener at madlugten måske kommer fra en anden lejlighed i Stævnen. Alt tyder dog på at der ikke umiddelbart er nogen fejl eller mangler der kan forårsage indtrængning af madlugt fra andre lejligheder. Bestyrelsen er af den opfattelse at vi er mange forskellige beboere og at vi alle må acceptere at det kan lugtes på reposerne når der tilberedes mad.
Stævnens ventilationssystem har været under lup af GK Ventilation. Bestyrelsen afventer resultatet på undersøgelsen. Der er undersøgt for tør luft i lejlighederne.
En beboer har opsat en parabol – antenne på en altan. Bestyrelsen vil kontakte udlejer for at få fjernet parabol-antennen. Vores husordensregler forbyder opsætning af sådanne antenner på Stævnen.
Næste møde er hos Jørgen og er aftalt til den 8. januar 2013 kl. 17.00
For referatet:
Lars Baagøe Hansen