A/F Stævnen
Referat af generalforsamlingen d. 09.04.2013  kl. 17.30 på Dok5000, Havnegade, Odense C

Dagsorden

1. Valg af dirigent
2. Bestyrelsens beretning
3. Forelæggelse og godkendelse af årsregnskab
4. Forelæggelse af driftsbudget til godkendelse
5. Forslag: Der er ikke indkommet forslag
6. Valg til bestyrelsen
7. Valg af revisor
8. Valg af administrator
9. Eventuelt

#1 Valg af dirigent
Erik Rasmussen, stuen 3 blev valgt som dirigent. Han konstaterede at formalia omkring generalforsamlingen var overholdt

#2 Bestyrelsens beretning
Formand Lars B. Hansen forelagde bestyrelsens beretning til debat og godkendelse

 Formandens beretning til A/F Stævnens generalforsamling 9/4 2013

 Tiden løber stærkt og nu har de fleste af os  boet i Promenadebyen i 4,5 år og vi er på vej mod vores 5 års gennemgang af lejlighederne.

Siden sidste generalforsamling er der afholdt 5 bestyrelsesmøder – en halvering siden året før. Det kan tages som udtryk for at der nu er kommet lidt mere ro på tingene selv om at der stadig popper nogle ting op som kræver stillingtagen fra bestyrelsens side.

Jeg har medtaget nedennævnte punkter i min beretning som jeg mener har relevans for generalforsamlingensdeltagerne:

Rene og Jørgen har foretaget en oprydning i vores cykelkælder. Den var tiltrængt da der henstod en del cykler som var temmelig tilstøvede  og dermed ikke brugt i meget lang tid. Vi frygtede at nogle af cyklerne ikke længere havde ejermænd. Samtidig stod mange af cyklerne meget tilfældigt i begge cykelrum. Med oprydningen fik vi flere fordele. Dels at en del cykler blev fjernet fra cykelrummene og dermed gav mere plads til de øvrige og dels fik de resterende cykelejere lyst til selv at sørge for at cykelrummene forblev pæne og ordentlige. Det sidste er dog blevet noget udvandet idet en del cykler igen står tilfældigt og ofte til gene for andre “ordentlige” cyklister. Derfor vil jeg godt appellere til at vi sammen sørger for at alle cykler stilles pænt i cykelrummene og at cykler som hovedregel stilles i cykelrum og ikke i cykelstativerne der jo er opsat til vores cyklende gæster.

Bestyrelsen er bekendt med at der er nogle få ejere der fortsat har uafklarede punkter i forhold til 1 års mangler. På et tidspunkt blev ejerforeningen af Sjælsø bedt om at være behjælpelig med at indhente underskrifter på mangellister – men da ejerforeningen dermed fandt ud af at der stadig var uafklarede punkter ville den ikke påtage sig opgaven længere og dermed skal de berørte beboere selv sørge for at rette henvendelse til Sjælsø. Når vi kommer til 5 års gennemgangen af vores lejligheder og af selve bygningen har vi opbygget noget mere erfaring og derfor vil vi være meget mere skarp overfor Sjælsø/MT Højgård. Måske kan det være en god idè at afholde et fælles møde med Sjælsø og MT Højgaard så vi kan få forklaret hvad en 5 års gennemgang består af. Det vil vi arbejde videre med i samarbejde med de øvrige A/F (hvis de også synes at det er en god idè)

Vi har fået foretaget en opfriskning af forrummet ved elevator i kælderen. Dels har vi fået lagt fliser i rummet og dels er det blevet malet og der er opsat nye lofter. Vi synes at resultater er blevet rigtig flot.

I november måned blev der opsat stillads SØ for Stævnen. Årsagen var at der skulle udskiftes facadebånd ved de store vinduespartier på en del af lejlighederne. Udskiftningen af facadebåndene var nødvendige da der skete vandindtrængning hos nogle beboere når det regnede og vinden kom fra en speciel retning. Dette skulle nu være i orden

I lighed med de øvrige A/F -er vil bestyrelsen gerne have oprettet en vedligeholdelsesplan for bygningen. Det har bl.a. den fordel at vi bedre kan prioritere de kommende arbejder på bygningen samt foretage en bedre budgetlægning – f.eks. skal der over tid ske maling af facaderne og på et tidspunkt skal vinduer m.m. udskiftes.   Vi har allerede et pænt beløb på vores vedligeholdelseskonto men pengene rækker ikke langt i forhold til de nævnte arbejder.

Som vi alle er bekendt med måtte vi udskifte stort set hele teknikken i vores elevator da denne ikke længere kunne fungere op til pinsen 2012. Det blev desværre også en stor uforudset udgift i vores regnskab.

Nogle beboere har følt sig momentvis generet af bl.a. madlugt i deres lejlighed. Det har ikke været muligt at identificere hvor lugten stammede fra og selve ventilationsanlægget blev gennemgået af GK Ventilation som konstaterede at anlægget fungerer som det skal. Derfor kan vi ikke komme nærmere en løsning af problemet.

Bestyrelsen får ofte henvendelser fra beboere der af forskellige årsager føler sig generet af andre beboere. Eksempler på disse er at nogle beboere ikke sørger for at der ser pænt og ordentligt ud på vores reposer men at der sættes sko og store støvler udenfor hoveddøren. Dette afføder desuden lugtgener. Andre beboere har klaget over høj musik eller at der er opsat en parabolantenne på en altan. Bestyrelsen ser allerhelst at de berørte beboere i første omgang selv får afklaret disse problemer indbyrdes da vi ikke ønsker at lege politibetjente. Hvis tingene herefter så ikke løser sig er muligheden for at kontakte os tilstede.  Jeg vil meget kraftigt og tydeligt understrege at vi ønsker at alle beboere ejere som lejere skal kunne have det godt i vores ejendom med gensidig respekt for hinanden. Dette kan bl.a. opnås gennem ordentlig og sober dialog med hinanden.  Jeg vil desuden gerne opfordre alle beboere til at udvise god adfærd i forhold til ikke at smide øldåser i opgangene eller foran hoveddøren, til ikke at ryge på trappeopgangen trods det faktum at der er rygeforbud på alle offentlige områder i bygningen. Husk at det også gælder vores gæster.

Nu ikke flere formaninger i denne omgang og alle Jer der selvfølgelig overholder vores husordensregler skal selvfølgelig ikke føle sig ramt.

Jeg vil gerne slutte min beretning af med – som jeg plejer – at takke de øvrige bestyrelsesmedlemmer Rene og Jørgen for det store arbejde som I begge i årets løb har udført for fællesskabet. Samtidig vil jeg rette en stor tak til Rene som nu stopper i bestyrelsen. Du har været med helt fra starten og uden din kæmpe indsats ville mange ting have set  meget anderledes ud. Med baggrund i dine mange forbindelser har vi fået mange billige tilbud på ting til ejendommen og også til Ejerforeningen som du stoppede i sidste år. Vi håber at vi fortsat kan nyde godt af dette samt af din store viden som du efterhånden har tilegnet dig omkring ejendommen og dennes teknik.

 

Med ovennævnte ord sætter jeg hermed min og den øvrige bestyrelsen beretning til debat.

På bestyrelsens vegne:

Lars Baagøe Hansen

Formand

Kommentarer:
Ønske om aflåsning fra kælderindgang til cykelkælder. Støj fra naboer. Hvad kan bestyrelsen gøre? Advokat til 1. års gennemgang. Lugtgener i lejligheder: fugning af kabelgennemføringer tages med til 5 års gennemgang. Udlejeres betaling til vedligeholdelse.
Kommentarerne blev kommenteret af bestyrelsen og drøftet. Bestyrelsen tager emnerne til efterretning og inddrager disse i næste års arbejde.

Beretningen blev ved mundtlig tilkendegivelse enstemmigt godkendt.

#3 Regnskab
Det udsendte regnskab blev gennemgået af René Bendtsen. Regnskabet blev ved mundtlig afstemning godkendt.

#4 Budget 2013
Det udsendte budgetforslag blev gennemgået og sat til debat. Uden kommentarer blev budgetforslaget ved mundtlig afstemning enstemmigt vedtaget.

#5 Forslag: Ingen indkomne forslag

#6  Valg til  bestyrelsen.
Lars Baagøe Hansen var på valg og modtog genvalg uden modkandidater.
Rene Bendtsen var på valg og genopstiller ikke. I stedet valgtes Flemming Mengers, Stævnen, 5.3
Som suppleanter til bestyrelsen valgtes
1. suppl. Maria Møllegaard, 1.3
2. suppl. Rene Bendtsen, 3.4

# 7 Valg af revisor
Bestyrelsen foreslog at fortsætte samarbejdet med Deloitte som revisor for regnskabet 2013. Dette blev vedtaget af generalforsamlingen

#8 Valg af administrator
Bestyrelsen anbefaler at fortsætte og forbedre samarbejdet med LEA endnu et år, mens alternativer  stadig holdes åbne.
Generalforsamlingen vedtog at benytte LEA ejendomspartnere a/s som administrator.

#9 Eventuelt
Problemer i nogle lejligheder med TV signalet. Bestyrelsen henvender sig til Stofa og får hjælp.

Hjemmesidens oplysninger om beboeres adresser, telefon, parkeringsplads trænger til opdatering. Bestyrelsen indhenter de nødvendige oplysninger og tilladelser til offentliggørelse, og opdaterer både hjemmeside, oplysninger på postkasser og dørtelefonen.
Formanden takkede Rene for et godt samarbejde i bestyrelsen gennem en svær opstart i Promenadebyen

Referat:
Jørgen Carstensen, Stævnen 4. 4

Dirigent:
Erik Rasmussen

Erik har fået referatet til gennemsyn og godkendt det