E/F Promenaden

Referat af generalforsamling  på 5000Doks, Havnegade, Odense C, 09.04.13

Dagsorden

1. Valg af dirigent
2. Bestyrelsens beretning
3. Forelæggelse og godkendelse af regnskab mv
4. Forelæggelse af driftsbudget og godkendelse
5. Forslag (Ingen indkomne forslag)
6. Valg til bestyrelsen
7. Valg af revisor
8. Valg af administrator
9. Eventuelt

#1 Valg af dirigent
Generalforsamlingen valgte Erik Rasmussen, Stævnen, st. 3 som dirigent, og han kunne konstatere at formalia var i orden. Jørgen Carstensen blev valgt som referent.
#2 Bestyrelsens beretning

Bestyrelsens beretning til Ejerforeningen Promenadens generalforsamling den 9. april 2013.

Dejligt at foråret nu endelig er ved at træde i karakter så vi igen kan få gang i krukker og græsplæner osv. Samtidig kan vi jo så også nyde at opførelsen af Det Nordatlantiske Hus er godt i gang og vi kan efterhånden se hvor flot det kommer til at se ud. Vi glæder os til slutresultatet og til at der flytter beboere ind sammen med foreningerne og at der startes en restaurant op.

Dette er beretningen fra Ejerforeningen der jo alene varetager ejernes interesser på fælles arealer herunder haveanlæg og rampe. Vi har i år også haft deltagelse på vores møder af Claes fra Sejlet for at få tilknyttet så tæt kontakt som muligt med ejerne i Sejlet da Claes i modsætning til Henrik Hansen har sin daglige gang i Sejlet og dermed har fingeren på pulsen.

Vi har i det forløbne år afholdt 3 bestyrelsesmøder. Nogle at de emner der har været drøftet er vores parkeringsforhold samt manglende  overholdelse af vores regler på dette område. Vi må desværre konstatere at der er – nogle få – beboere der ikke er indstillet på at overholde vores regler men ofte parkerer på vores gæstepladser så vores gæster desværre kan risikere at måtte gå langt når der skal parkeres. Det er også rigtig trælse forhold at vi dermed byder vores gangbesværende gæster. Samtidig må vi også konstatere at såvel  nogle gæster som nogle få beboere parkerer på rampen efter behag og dermed ignorerer vores skilte op til og på rampen. Jeg ved at der er nogle ejere der har været aktive med at gøre disse “syndere” opmærksom på at der parkeres ulovligt.  Efterfølgende har det vist sig at det desværre heller ikke har virket. Bestyrelsen har ikke ambitioner om at agere p-vagter – vi har sat diverse opslag op flere gange men de formastelige er tilsyneladende uden for pædagogisk rækkevidde.

Næste skridt i kampen mod p-synderne kan være at vi engagerer os med et p-vagtselskab der har myndig til at udstede p-bøder. Det vil ikke koste ejerforeningen nogen penge da p-selskabet opsætter nødvendige skilte i området samt uddeler gæsteparkeringsskilte som kan udleveres til vores gæster. Dette vil ikke helt få fjernet problemet men vi tror dog på at det vil reduceres væsentligt. Alene signalværdien i at risikere en P-bøde kan forhåbentlig få synderne på andre tanker. Vi har uden held forsøgt at få et p-selskab med til generalforsamlingen for at fortælle flere detaljer. Hvis generalforsamlingen tilkendegiver at det er den vej vi skal gå så vil vi hurtigst muligt efter generalforsamlingen gå videre med sagen.

Nu til noget helt andet:

Odense Renovation har  stillet os en gratis pap-presser til rådighed så vi har mulighed for at komme af med vores pap. Maskinen betjenes af Erik Nielsen fra Broen og han skal have en stor tak for hjælpen. Erik leverer en enorm indsats og jeg vil gerne henstille til at det kun er pap der lægges i gittervognen ved siden af pap-presseren. Erik bortskaffer meget andet affald og det kan ikke være rigtigt at han dermed får tilført dette ekstra arbejde.

På rampen står der nu 3 studser af jern foran Broens bygning. Heri kan indkastes glas i den ene, samt køkkenaffald i den anden og den tredje. Også her kan vi rette en stor tak til Odense Renovation som har sørger for dette service – igen uden regning for ejerne.

Vi har fået en hjertestarten opstillet i gangarealet under Broen. Der er opsat tydelige skilte så hjertestarteren hurtigt kan findes. Samtidig har vi afholdt et arrangement hvor en repræsentant fra hjertestarterfirmaet var til stede og gav os en god indføring i førstehjælp samt anvendelse af hjertestarteren. Der var mødt ca. 50 interesserede op denne eftermiddag så der har været udvist stor interesse fra beboernes side.

Hvert år skal vores sprinkleranlæg testes og godkendes af myndighederne. Stor var vores overraskelse da vores livsvigtige sprinkleranlæg kun blev betinget godkendt.  Idag har vi så fået endelig godkendt vores sprinkleranlæg. Bestyrelsen undrer sig over at anlægget tidligere er blevet godkendt uden anmærkninger. Det har desværre kostet ejerforeningen en ekstraregning på ca. kr. 8000 at få anlægget opdateret.

Vi har fjernet alle de lamper der har været opstillet mellem gæsteparkeringspladserne. Årsagen til at vi måtte fjerne disse er at lamperne jævnligt blev udsat for påkørsler og når det skete så var der ingen der gav sig til kende. Da en lampe kostede ca. kr. 10.000 blev det en dyr fornøjelse i længden. Derfor nedtog vi lamperne igen.  Ærgeligt da lamperne jo egentligt passede godt ind i havemiljøet. Der er p.t. en del havelamper der er ude af drift. Nu hvor frosten er borte vil vi tilkalde en elektriker der kan klare problemet.

Vi har haft en del problemer med belysning af rampen og det har betydet en større regning fra elektrikeren. Nu er også dette problem afhjulpet og der har været god belysning i området så vi kan færdes trygt og vores biler kan stå uden at risikere indbrud.

Der er blevet etableret 2 stier ned til p-skærvepladsen så folk kan komme tørskoede frem og tilbage. Samtidig er det store område foran Sejlet blevet bearbejdet så det ser lidt pænere ud. Det er dog langt fra den standard som vi vil acceptere og derfor skal der ske yderligere forbedringer. Vores havemand vil heller ikke slå græs i dette område så længe at jorden er fuld af store sten. I det hele taget vil området blive istandsat så det fremstår pænt og ordentligt. Sjælsø ved Peter Kallehave har lovet at gøre dette.

Vi er i øjeblikket i gang med at overveje opstilling af stelere langs rampen op til bygningerne. Græsplænen er helt opkørt i området tæt ved betonen og det ser ikke pænt ud. Stelerne vil forhåbentlig afhjælpe dette.

Det sidste jeg vil berøre er 1 års manglerne. Vi har været Sjælsø behjælpelig med at udarbejde og uddele nye mangellister. Det viste sig at der til stor overraskelse for Sjælsø stadig er ejere der mener at have uafklarede forhold. Derfor mener vi i ejerforeningen at det fremadrettet skal være de berørte ejere der må tage affære overfor Sjælsø med henblik på at få klarhed over problemernes omfang samt afvikling af manglerne.

Samtidig vil jeg gerne understrege at vi jo indenfor det næste halve års tid står overfor en ny milepæl i forhold til mangler – nemlig vores 5 års mangelgennemgang. Lad os alle håbe at processen bliver væsentlig forbedret i forhold til 1 års gennemgangen. Bestyrelsen i Ejerforeningen vil gøre sit til at 5 års gennemgangen og mulige efterfølgende  indsigelser sker på en kritisk men dog ordentlig vis.

Jeg vil gerne rette en tak til initiativtagerne til vores fælles fredagscafè. Det er en god idè at vi kan samles i Broens erhvervslokaler og tale uforpligtende sammen eller diskutere relevante emner.

Samtidig en tak til initiativtagerne til etablering af forårsrengøring og til vores “blomsterpiger” der alle får området til at fremtræde i pæn stand.

Til allersidst vil jeg sige bestyrelsesmedlemmerne tak for en god og ligeværdig dialog året igennem til fælles gavn for alle beboere.

På bestyrelsens vegne:

Lars Baagøe Hansen

Formand for Ejerforeningen Stævnen

Kommentarer til beretningen:

Pap-håndteringen i kælderen blev hilst velkommen, og det blev henstillet at Erik får en ordentlig omgang vin for sin store arbejdsindsats.  Han bemærkede at beboerne skal læse vejledningerne om aflevering af pap, og følge disse.
Bestyrelsen skal arbejde for at forbedre adgangen til skærveparkeringen med bedre flisebelægning.
Debatten om parkering blev af dirigenten henlagt til punkt 9: Eventuelt.
Der bør opsættes skilt ved trapperne om privat område, fri for skatere
Skærvepladsen trænger til færdiggørelse med kantning og græs. Sjælsø tager sig af dette. Bestyrelsen henvender sig til Peter Kallehave.
Sjælsø bør overveje om parkeringsmulighederne er tilstrækkelige. Der skiltes med privat parkering på skærvepladsen
Det blev henstillet at bestyrelsen sørger for at facadecheck ved 5 års gennemgangen, bliver gjort i overensstemmelse med den kontrol vi er pligtige til at gennemføre.

Med disse kommentarer blev bestyrelsens beretning godkendt af generalforsamlingen.

#3 Forelæggelse og godkendelse af regnskab m.v.
Regnskabet blev gennemgået af  Henrik Sieleman, LEA og uden kommentarer godkendt af generalforsamlingen.

#4 Forelæggelse af driftsbudget og godkendelse
Budgettet for 2012 blev gennemgået af LEA
–       Der blev spurgt til omkostninger til vicevært.  Viceværten er i øjeblikket Torbens Erhvervsservice. Bestyrelsen opfordres til fortsat at arbejde for  ansættelse af vicevært, når dette kan lade sig gøre.
–       Administrationsomkostninger, hvad går de til? Administrationsomkostningerne udgør en meget stor del af Ejerforeningens budget. Henrik Sieleman fra LEA  forklarede sammenhængen mellem arbejdsopgaver og budgetlægning i de forskellige foreninger hænger sammen. Samlet set er administrationsomkostningerne pr. lejlighed som forventet, endda i den billige ende.  Bestyrelsen opfordres til fortsat at være opmærksom på konkurrencedygtige alternativer til LEA
–       Varmeregnskabet forventes afleveret til beboerne i uge 16, iflg. LEA.
–       Det lykkedes ikke som ønsket at bringe egenkapitalen i 0 pga. store udgifter til vedligeholdelse. Det er målsætningen i 2013 at nå dette mål.

Med disse kommentarer blev budgetforslaget sat til godkendelse, og enstemmigt vedtaget.

#5 Forslag (Ingen indkomne forslag)

#6 Valg til bestyrelsen
Lars Baagøe Hansen er fortsat Stævnens repræsentant i bestyrelsen, og  Anne Grothkær er Broens repræsentant.
For Sejlet er Henrik Hansen, Sjælsø i bestyrelsen
1. suppl. Claes Hansen, Sejlet
2. suppl. Flemming Mengers, Stævnen

#7 Valg af revisor

Bestyrelsen foreslog at fortsætte samarbejdet med Deloitte som revisor for regnskabsåret 2013. Det blev godkendt af generalforsamlingen.

#8 Valg af administrator
Generalforsamlingen vedtog at benytte LEA ejendomspartnere a/s som administrator for regnskabsåret 2013

#9 Eventuelt
–       I formandens beretning blev der præsenteret et oplæg om at lade et Parkeringsselskab stå for at holde orden med parkeringspladserne. En vejledende tilkendegivelse fra forsamlingen viste et flertal for at opfordre bestyrelsen til at arbejde videre med disse ideer.  Det blev igen påtalt, at Sjælsø kunne løse parkeringsproblemerne i Promenadebyen ved at sørge for at få aktiveret deres parkeringspladser
–       Bestyrelsen opfordrer til at beboerne, både ejere og lejere, tilmelder sig som abonnenter på hjemmesiden.  Det giver bedre muligheder for at  orientere alle hurtigt og effektivt, også i akutte situationer, f.eks. ved elevatorsvigt, skraldeproblemer. Også orientering om aktiviteter som  Cafe, møder, arbejdsdag  og indkaldelser til generalforsamlinger forbedres.
Det gøres ved at aflevere sin email på hjemmesiden. Herefter vil man modtage en mail med nye indlæg.

Formand, Lars B. Hansen rundede af og takkede for god ro og orden.

Referat: Jørgen Carstensen, Stævnen 4.4

Odense d. 09.04 2013

Formand:                                                                                        Dirigent:
Lars Baagøe Hansen                                                                  Erik Rasmussen