A/F Stævnen
Referat af generalforsamlingen d. 06.05.2014 kl. 17.30 i Nordatlantisk Hus, Odense C
Dagsorden
1. Valg af dirigent
2. Bestyrelsens beretning
3. Forelæggelse og godkendelse af årsregnskab
4. Forelæggelse af driftsbudget til godkendelse
5. Forslag: Der er ikke indkommet forslag
6. Valg til bestyrelsen
7. Valg af revisor
8. Valg af administrator
9. Eventuelt
#1 Valg af dirigent
Erik Rasmussen, stuen 3 blev valgt som dirigent. Han konstaterede at formalia omkring generalforsamlingen var overholdt
#2 Bestyrelsens beretning
Formand Lars B. Hansen forelagde bestyrelsens beretning til debat og godkendelse
Bestyrelsen har i det forløbne år afholdt 7 bestyrelsesmøder. Det er det første år hvor Flemming Mengers deltager som nyt medlem i stedet for Rene Bendtsen der jo er rejst fra Promenadebyen.
Et af de punkter der har optaget os meget i det forløbne år er den 5 årige mangelgennemgang som desværre skete uden medvirken fra Sjælsø Gruppen der gik konkurs i august måned 2013. Det ærgrede selvfølgelig bestyrelsen at Sjælsø gik konkurs idet vi mente at vi efterhånden havde fået opbygget nogle gode relationer til folkene hos Sjælsø. Kort tid før konkursen skete der den glædelige begivenhed at en investorgruppe overtog Sjælsø’s lejligheder samt p-pladser hvorved der kom ro omkring disse lejligheder. Det er i dag advokatfirmaet Kielberg der står for ejendomsadministrationen af lejlighederne samt udlejning af p-pladserne i kælderen. Der er selvfølgelig pæn udskiftning i de lejede lejligheder hvilket giver ekstra slid på opgange, elevatorer m.m. men det må vi lære at leve med.
Forløbet af den 5 årige mangelgennemgang kan kort skitseres således:
I september måned 2013 kontaktede vi vores advokat samt vores tekniske bisiddere Rådgivende Ingeniørfirma Henneby Nielsen. Årsagen til at vi kontaktede disse personer er at vi i bestyrelsen fra start indså at vi ikke kunne løfte denne meget omfattende og komplicerede opgave uden specialistmedvirken. Vi afholdt vores første møde den 30/9 2013. Formålet var at få afdækket hvem vi skulle kontakte i forbindelse med mangelgennemgangen nu da Sjælsø var gået konkurs. Hvem var vores reelle modpart. Hvem kunne frigive garantier overfor Administrationsfællesskabet og Ejerforeningen. Hvor stor en omkostningsrisiko løb vi i foreningen i forløbet af sagen m.m. På mødet deltog repræsentanter fra Broen og Stævnen idet 5 års gennemgangen ikke omhandlede Sejlet der først er kommet til i 2012.
På mødet blev det aftalt at Henneby Nielsen skal foretage en visuel besigtigelse af begge ejendomme herunder parkeringskælderen. Desuden skulle de gennemgå vores fællesarealer i øvrigt. Der blev lejet lift fra BMS og derefter gik ingeniørerne i gang med opgaven at finde fejl og mangler på bygningerne m.m. Samtidig fik alle beboere en orientering samt en oversigt over hvornår de kunne forvente at Henneby Nielsen skulle have adgang til lejlighederne med henblik på at undersøge de fejl som beboerne havde anført på et skema.
Desværre skete besigtigelsen uden medvirken fra MT Højgaard der helt havde ignoreret vores indbydelse om at deltage i besigtigelserne.
Inden fristens udløb den 1/11 2013 afsendte vores advokat Jesper Hauschildt et brev indeholdende vores indsigelser til vores modpart.
13. november afsendte MT Højgård så et brev til vores advokat/rådgivende ingeniører hvor de afviste vores indsigelser med den begrundelse at disse var indkommet for sent. MT Højgaard tilbød os i stedet for en kulancemæssig erstatning. Dette blev afvist fra vores side. Vi tilbød MT Højgaard at afholde et møde hvor vi kunne drøfte situationen igennem. Dette accepterede MT Højgaard. Derfor blev der aftalt et nyt møde med afholdelse den 25/2 2014 hos vores advokat. Fra MT Højgård deltog bl.a. deres advokat samt de personer der havde kendskab til sagen i forvejen. Da vi fik kridtet banen op blev der heldigvis fra MT Højgaards side udvist forståelse for vores indsigelser og MT Højgård tilbød at foretage en (ny) besigtigelse af ejendommene samt lejlighederne sammen med Henneby Nielsen. Samtidig fik vi Henneby Nielsen til at etablere en prioriteret liste over alle fejl og mangler der var noteret idet det ville være uoverkommeligt at behandle alle indsigelserne. Vi fandt frem til at nogle indsigelser ikke var relevante i forhold til den betydning disse havde for bygningernes beskaffenhed samt den langsigtede økonomi generelt for bygningerne/fælles arealerne. Derfor blev disse indsigelser fravalgt
Lige nu er MT Højgaards folk i gang med at afhjælpe mangler i lejlighederne. Lindpro har været inde i vores lejligheder og lukket af i vores el-skabe. MT Højgård går snart i gang med mangelafhjælpning på bygningerne. Desuden er andre firmaet i gang eller er ved at afslutte arbejder på bygninger/lejligheder.
Den enkelte ejerlejlighedsejer er selv ansvarlig for at få afhjulpet forhold der endnu ikke er på plads. Se på vores hjemmeside om netop din lejlighed har fået afvist nogle indsigelser.
Vi står overfor en stor udfordring i forhold til vores altaner. Ifølge det projektmateriale som Rambøll er i besiddelse af så er alle altaner udført efter forskrifterne og dermed kan vi ikke gøre krav gældende overfor MT Højgård. Vi skal derfor – når vi har afsluttet 5 års gennemgangen – få udarbejdet en plan for hvordan vi får fjernet de problemer vi har når det regner kraftigt. Planen skal også indeholde økonomien i afhjælpningen så vi kan få lagt vores budgetter derefter. Her skal vi påregne at der vil komme en stigning i vores fælles udgifter for 2015.
Der er konstateret rustangreb på nogle af altanerne – skaderne vil snarest blive besigtiget af Henneby Nielsen og MT Højgård og disse skader skal derefter udbedres.
Vores udgifter til advokat og rådgivende ingeniører har beløbet sig indtil nu til ca. kr. 200.000 som er delt mellem Broen og Stævnen. Alle vores udgifter i forbindelse med 1 års gennemgangen blev betalt af Odense Havneudvikling/Sjælsø Gruppen. Der er ikke nogen til at betale for vores udgifter denne gang, men der er alligevel håb om at vi måske kan få en art af kompensation idet vi er blevet kontaktet af konkursboet efter Odense Havneudvikling. Hvis vi vil afstå fra at gøre krav gældende i konkursboet så kan vi få en kompensation for dette. Udgangspunktet er at vi ønsker at få en kompensation på minimum kr. 200.000. Denne nye drejning i sagen skal varetages af vores advokat i samarbejde med Stævnens og Broens bestyrelse.
Nok om mangelgennemgang i denne beretning.
Vi har tidligere haft et stort forbrug af el på vores fælles arealer i Stævnen og det har undret bestyrelsen en del. Efter et besøg af en repræsentant fra Lindpro fandt vi ud af at vi faktisk har betalt el-forbrug for hele Promenaden samt på bådpladser foran Stævnen. I samarbejde med LEA fandt vi ud af at det reelt var Odense Kommune som skulle betale elforbruget på denne måler. Vi kontaktede derfor Odense Kommune og bad om at få refunderet det af os opgjorte beløb på ca. kr. 58.320. Dette er nu overført fra Odense Kommune og det er vi rigtig glade for. Fremover vil Odense Kommune blive pålagt elforbruget.
Bestyrelsen modtog i september måned 2013 en henvendelse fra en ejer om tilladelse til at etablere en altan ud mod Finlandsgade. Samtidig har vi modtaget et par henvendelser fra andre ejere om etablering af glasinddækning af deres altaner. Det er et faktum at det blæser ofte og voldsomt på havneområdet. Bestyrelsen har afvist alle disse henvendelser med reference til vores vedtægter. Bestyrelsen ville dog gerne være 100% sikre på at vores svar til ejerne nu også var juridisk korrekt og derfor kontaktede vi vores advokat Jesper Hauschildt som bekræftede bestyrelsens konklusion. Det kræver derfor en vedtægtsændring og hvis denne vedtages skal vedtægtsændringen tinglyses på den enkelte lejlighed. Da tinglysningsomkostningen udgør kr. 1.660 og der er 100 lejligheder vil alene udgifterne til Staten udgøre kr. 166.000. Bestyrelsen fastholder derfor at der ikke kan gives tilladelse til hverken altanetablering eller glasinddækning.
Vi har skiftet forsikringsselskab pr. 1. januar 2014. Vores nye forsikringsselskab er nu Gjensidige – vi sparer ca. kr. 7.000 årligt i præmie og vi opretholder samme dækning.
Vi har haft en vandskade på 7. sal som er udsprunget af en defekt ventil på 8. etage. Vi vil gerne opfordre alle ejere og beboere at tjekke ventiler m.m. som er placeret i teknikrummet i hver lejlighed. Det er rigtig træls for den beboer/ejer det måtte gå ud over. Jeg appellerer til at vi alle hjælper hinanden i denne sag.
Til allersidst vil jeg bringe en efterlysning: Vi mangler en frivillig der vil vande de blomsterkummer som er opstillet ved Stævnen. Der er ligeledes oprettet ”vandere” i Broen og Sejlet. Kontakt mig gerne lige efter generalforsamlingen hvis du har mulighed for at hjælpe til.
Kommentarer:
Der blev opfordret til at holde advokat Kielberg fast på at introducere nye lejere i Stævnen grundigt til husorden mv., med særlig fokus på anvendelsen af skraldeskakterne. Det kunne være en ide igen at uddele skraldeposer som gave til alle beboere.
Bestyrelsen forsøger at kontakte tilflyttere og byde velkommen, bl.a. med henblik på at sikre at husorden mv. er modtaget, og opfordre til at holde sig informeret via hjemmesiden
Der blev efterlyst frivillige til at sørge for vanding af udendørs blomsterkummer i vandingssæsonen
Beretningen blev ved mundtlig tilkendegivelse enstemmigt godkendt.
#3 Regnskab
Det udsendte regnskab blev gennemgået af Jørgen Carstensen. Regnskabet blev ved mundtlig afstemning godkendt.
#4 Budget 2013
Det udsendte budgetforslag blev gennemgået og sat til debat.
-Note 5 til regnskabet er en oversigt over betalingen til fællesomkostningerne. Her fremgår ’Fællesudgifter pr. 1. januar 2014’. Disse er ikke i overensstemmelse med det foreslåede budget. Med denne kommentar blev budgetforslaget ved mundtlig afstemning enstemmigt vedtaget, og en ny oversigt over betalingen til fællesudgifter for 2014 udsendes af LEA
#5 Forslag: Ingen indkomne forslag
#6 Valg til bestyrelsen.
Jørgen Carstensen var på valg og modtog genvalg uden modkandidater.
Som suppleanter til bestyrelsen valgtes
1. suppl. Maria Møllegaard
2. suppl. Poul Henning Fløjborg
# 7 Valg af revisor
Bestyrelsen foreslog at fortsætte samarbejdet med Deloitte som revisor for regnskabet 2014. Dette blev vedtaget af generalforsamlingen.
#8 Valg af administrator
Bestyrelsen anbefaler at fortsætte og forbedre samarbejdet med LEA endnu et år, mens alternativer stadig holdes åbne. Bestyrelsen har ikke brugt tid på at indhente tilbud på alternativer, men har af flere kanaler fået indtryk af, at LEA’s pris og service er i orden.
Generalforsamlingen vedtog at benytte LEA ejendomspartnere a/s som administrator.
#9 Eventuelt
– Flere beboere bliver generet af skateres leg på trapperne fra rampen og langs kælderindgangen. Bestyrelsen opfordres til evt. at opsætte skilte med ’Privat’ eller på anden måde at dæmpe aktiviteterne. Det blev desuden foreslået at ’støjdæmpe’ cykelramperne/metalpladerne på trapperne.
– Der har været udsivende vand fra en utæt pakning på varmtvandsbeholderen på 8. sal som har forårsaget vandskade på 7. sal. Bestyrelsen opfordres til at foretage inspektion og udbedring i alle lejligheder for at undgå vandskader fremover. Alle beboere mindes om, at man skal holde øje med manøvrerummet og være opmærksom på utætheder.
– Bestyrelsen og andre opfordres til i større omfang at bruge hjemmesiden til fælles information om hvad der sker i Promenadebyen. Flere beboere i området opholder sig ofte og i længere perioder i udlandet, og kan derfor ikke holde sig informeret via postkasserne, men kan let tilgå elektronisk information.
– Da det åbenbart ikke kan lade sig gøre at lave permanente ændringer på altanerne for at skabe læ opfordres bestyrelsen til at undersøge hvilke muligheder og krav der er for opsætning af læsejl.
– Bestyrelsen har arbejdet med ideer om støjdæmpning på etagerne. Dette er ikke indarbejdet i budget 2014. Bestyrelsen opfordres til at lave forsøg med dæmpning i stueetagen i dette budgetår.
– Helle spørger til havd der skete med hendes 5.års gennemgang. Lars undersøger
– Dørtelefonen bør efterses, da knapperne ind i mellem sætter sig fast
– Tove, 0.1 melder sig som blomsterkummeadministrator
Referat:
Jørgen Carstensen, Stævnen 4. 4
Formand:
Lars Baagøe Hansen
Dirigent:
Erik Rasmussen