Referat af bestyrelsesmøde for E/F-Promenaden, 25/8 2015

Deltagere Erik, Kirsten og Jørgen hos Kirsten

Dagsorden 

1. Godkendelse af mødereferat
2. Halvårsregnskab
3. Afslutning af 5-års-gennemgangen
4. Placering af hjertestarter
5. Orientering om placering af Broens gæstecykelparkering
6. Serviceaftaler
7. Elbiler
8. Gårdhaver
9. P-billetter
10. Status på fællesmøde I november
11. Mødekalender
12. Eventuelt

1. Godkendelse af mødereferat
   1. Udvalget vedrørende grønne områder arbejder fortsat
   2. Kontakt til bygherre i de nye byggerier fortsættes af kontaktgruppen
   3. LindPro er fast el-leverandør i Stævnen og Broen, men ikke i Sejlet. I Sejlet er Mariendal el-leverandør
   4. Folderen om husorden er udarbejdet på grundlag af Husorden for bygningerne. Det bagvedliggende dokument trænger til revision. Jørgen sender Word-udgaven af Husorden til bestyrelsen, og revisionsarbejdet igangsættes, så en ny udgave kan behandles på fællesmødet i november og vedtages på de kommende generalforsamlinger
   5. NB AF’er: Aflæsning af varme bør næste gang foretages af bestyrelserne, da vi ændrer registrering til kWh.
2. Halvårsregnskab
   Erik gennemgik halvårsregnskabet. Der er 44.000 i overskud mod forventet 10.000. Det større overskud hænger sammen med mindre vedligeholdelsesomkostninger i perioden.

3. Afslutning af 5-års-gennemgangen
   5-års gennemgangen er afsluttet. I den forbindelse har det været muligt for en flittig og dygtig arbejdsgruppe at få del i realisationen af Odense Havneudvikling. Et forlig har givet 200.000 kr. til dækning af Stævnen og Broens udgifter i forbindelse med 5.år gennemgangen. Når de samlede omkostninger er endelig opgjort og fordelt efter fordelingstal vil Erik forelægge en beregning af fordelingen mellem de to foreninger

4. Placering af hjertestarter
   Når Broen lukker cykelpladsen under bygningen er det kun beboere fra Broen der har adgang. Derfor skal hjertestarteren flyttes til et sted med fælles adgang. Efter inspektion af foreslået placering blev det besluttet at flytte hjertestarteren til opsætning i parkeringskælderen på øst-væg på Sejlet.

5. Orientering om placering af Broens gæstecykelparkering
   Broen er i gang med at lukke sin cykelparkeringsplads. Derfor mangler der pladser til de cyklende gæster. Efter inspektion besluttes at placere 13 vægmonterede cykelholdere på betonmuren på promenaden mellem Stævnen og Broen.

6. Serviceaftaler
   Vi vil fremover skaffe overblik over serviceaftaler og ansvarsfordelingen på disse i bestyrelsen. Til løsningen af denne opgave viste Erik et dokument som benyttes i Broen. Dokumentet fordeles. Punktet drøftes på fællesmødet i november

7. Elbiler
   Der har fra en beboer med ny el-bil været en forespørgsel om etablering af ladestrøm i Parkeringskælderen. Bestyrelsen bakker op om løsning af et problem som sandsynligvis vil blive større fremover. Vi er i tvivl om hvilken løsning, der skal etableres og hvem der skal stå for det. Vi ser ikke noget problem i at beboeren, som har spurgt, for egen regning etablerer sin egen løsning nu. Dog skal han bruge LindPro som installatør. Men vi mener en fremtidssikret løsning skal afklares på fællesmødet i november mellem AF’erne, P-laug og EF.

8. Gårdhaver
   Udvalget arbejder videre med forskønnelse.

9. P-billetter
   De nye ordninger med udlevering af p-billetter via en kasse i indgangspartierne har givet nogle hamstringsproblemer i Stævnen. Der er ingen grund til hamstring. Vi imødegår dette ved at have rigeligt med billetter og tror på at beboerne vil forstå at vi ikke er i en mangelsituation.
10. Status på fællesmøde i november
    Alle inviterede fra bebyggelsens foreninger har meldt tilbage om deltagelse i fællesmødet. Jørgen laver research på mødested.
    Foreløbig dagsorden: 1) Serviceaftaler, 2) El-biler, 3) Husorden, 4) Mødekalender
11. Mødekalender
    Næste bestyrelsesmøder holdes d. 6/10 hos Jørgen, 8/12 hos Erik og 9.2. 2016 kl. 10 hos Kirsten
    NB: Generalforsamlingerne afvikles den 6.4.2016

12. Eventuelt
    Vinduespudseren kommer onsdag d. 16/9

Referat. Jørgen Carstensen