Referat af bestyrelsesmødet den 9. februar 2016
Deltagere: Erik, Jørgen og Kirsten hos Kirsten
Dagsordenen:
- Regnskab for 2015.
- Budget for 2016.
- Administrationshonorar
- Fordelingstal
- Planlægning af fællesmøde mandag den 14. marts.
- Planlægning af generalforsamlinger onsdag den 6. april.
- Mødekalender.
- Eventuelt
ad 1. Regnskab for 2015.
Regnskabet gennemgået og rettet for småfejl. Indholdet er uændret.
ad 2. Budget for 2016.
Der budgetteres fortsat med 180.000 kr. til udvendig vedligeholdelse. Administrationshonoraret stiger fra 181.899,-kr. til 287.370,- kr. fordi bygning 4 bliver beboet i 2016. Se også nedenfor om administrationshonoraret
ad 3. Administrationshonorar.
Beregningen af honoraret baseres på ’beløb pr. lejlighed’ i de 3 første bygninger, og dette beløb videreføres til bygning 4. Når udgiften skal betales af beboerne betales efter fordelingstal til fællesudgifter. Dette kan give en uretfærdig fordeling, da bygninger med mange lejligheder tynger på udgiftssiden, uden at bidrage tilsvarende til betalingen, da arealerne er nogenlunde ens. Erik forhandler med Lea om honoraret og muligheder for indenfor vedtægterne at fordele retfærdigt. Erik indhenter samtidigt alternativt tilbud på administrationsopgaven.
ad 4. Fordelingstal.
Fordelingstal beregnes ud fra BBR.
Men antallet af lejligheder er forskelligt for punkthusene. Et problem som Erik arbejder videre med Kim.
ad 5. Planlægning af fællesmøde mandag den 14. marts. kl. 18
Der indkaldes til møde for alle bestyrelser, ca. 13 personer. Jørgen aftaler med Restaurant Nordatlanten. Der udsendes erindring til bestyrelserne snarest, dagsorden udsendes senere.
Til dagsorden huskes evt. møde med Odense Renovation ang. orientering om fremtiden for skraldesug i området.
ad 6. Planlægning af generalforsamlinger onsdag den 6. april.
Erik har kontaktet Næsbyhoved Skov. Start kl. 17, 120 personer til fælles møde i Parkeringslaug, Herefter møder i delforsamlinger, afsluttende med fælles møde i Ejerforeningen.
Møderne afsluttes med buffet. Egenbetaling for deltagelse 50 kr. Tilmelding og deltagerantal gives senere til restauranten.
Soldækkets beboere kan mødes kl. 16 til opstart af deres første generalforsamling. Erik vil orientere om vores foreningsstruktur. Denne generalforsamling afbrydes kl. 17 af fælles generalforsamling i P-laug og genoptages herefter parallelt med de øvrige huse.
ad 7. Mødekalender.
23. februar kl. 10, EF bestyrelse hos Jørgen, 14. marts kl. 18.00. fællesmøde for alle foreninger i Promenadebyen, 29. marts EF bestyrelsesmøde hos Erik 6. april kl. (16.00) 17.00 Generalforsamlinger i Restaurant Næsbyhoved Skov. 1.marts er deadline for forslag til generalforsamlingerne
ad 8. Eventuelt.
a) Kontakt fra Odense Havnekulturfestival 2016 om lån af skærveparkeringsplads.. Afvist pga. bl.a. flere nye beboere i Promenadebyen
b) Har vi fået beskeden om byggeriaktiviteter på Stenfiskerkajen? Jørgen tjekker sin postkasse og giver Erik besked.
c) Rygning forbudt? Et forslag til beslutning på generalforsamlingen. Vi tror på ’Opfordre og henstille’ men forslaget medtages i indkaldelsen
d) Problem omkring cykelparkering i Sejlet drøftes i AF Sejlet
e) Jørgen bliver ikke genvalgt som bestyrelsesmedlem i EF
f) Forespørgsel om det grønne udvalg. Erik har talt med gartner, som har lovet at komme med et tilbud om genplantning af bøg og græsser. Sejlet har et problem med trædebregner omkring bygningen, som de selv finder en løsning på.
Referat Jørgen Carstensen