E/F Promenaden
Referat af generalforsamlingen d. 06.04.2016 kl. 18.45 i Restaurant Næsbyhoved Skov, Odense C
Dagsorden
- Valg af dirigent
- Bestyrelsens beretning
- Forelæggelse og godkendelse af regnskab mv.
- Forelæggelse af driftsbudget og godkendelse
- Forslag (Forslag fra Helle Drejer, om opstilling af kummer på trapper mod syd ved Stævnen)
- Valg til bestyrelsen
- Valg af revisor
- Valg af administrator
- Eventuelt
#1 Valg af dirigent
Generalforsamlingen valgte Lars Baagøe Hansen, Stævnen, 5.1 som dirigent, og han kunne konstatere at formalia var i orden. Jørgen Carstensen blev valgt som referent.
#2 Bestyrelsens beretning
Ejerforeningens bestyrelse har siden sidste generalforsamling holdt 7 bestyrelsesmøder. Herudover har vi holdt 2 fællesmøder sammen med bestyrelserne for Stævnen, Broen, Sejlet og P-lauget. Et i november 2015 og et i marts 2016.
Desuden har Børge Vilhelmsen, Kresten Mehl og jeg, ejerforeningens ”kontaktudvalg”, holdt møde med Finn Birkjær og Erik Moesby fra Promenaden Odense A/S, bygherren på Soldækket og Mesanen. Bestyrelsen har haft kontakt til Odense Kommune, By- og Kulturforvaltningen, Drift og Anlæg, vedrørende belysningen i Promenadebyen, og bestyrelsen har en løbende dialog med By- og Kulturforvaltningen, Byudvikling, vedrørende etablering af bænke og cykelstativer på havnepromenaden. Bestyrelsen har ligeledes en løbende kontakt til Odense Renovation vedrørende planer for det fremtidige centralsug til affald. Vi har også kontakt til Odense Havnekulturfestival, som vi har givet lov til at benytte den østlige ende af vores skærveparkeringsplads til deres ”Divercity telt” mod, at vi i festivalperioden har lov til at parkere i vejsiden af den gamle Toldbodgade. Endelig har vi kontakt til totalentreprenøren på byggepladsen samt nogle af underentreprenørerne for løbende at løse de problemer, der kan opstå i grænsefladen mellem bygherre og ejerforening.
En af de større sager for ejerforeningen i det seneste år har været at få afsluttet sagen vedrørende 5 års gennemgangen på Stævnen og Broen. Selve gennemgangen og udbedring af fejl og mangler fandt sted i 2013 og 2014. Det var hovedentreprenøren og underentreprenørerne, der betalte for udbedringerne. Derimod havde Stævnen og Broen betalt for liftleje, honorar til rådgivende ingeniør og andre fageksperter for at finde og dokumentere fejlene og manglerne. Denne omkostning skulle ifølge købsaftalerne have været betalt af bygherren Odense Havneudvikling A/S. Men som bekendt så var Odense Havneudvikling A/S usynlig under hele gennemgangen. I løbet af sommeren 2015 lykkedes det imidlertid ved hjælp fra Focus Advokaterne og vores ”mangeludvalg” bestående af Jørgen Carstensen, Lars Baagøe, Kresten Mehl og mig at forhandle os frem til et forlig med en erstatning på kr. 200.000 fra Odense Havneudvikling A/S i likvidation. Erstatningen er efter reduktion af udgiften til advokaten fordelt til A/F Stævnen og A/F Broen og figurerer således ikke i ejerforeningens regnskab.
En anden større sag har været spørgsmålet om, hvordan administrationshonoraret til vores administrator Lea skal fordeles på de enkelte huse. Hidtil har Lea opkrævet honoraret for administration af administrationsfællesskaberne og ejerforeningen som et samlet honorar hos ejerforeningen, der så efterfølgende har fordelt omkostningen på husene efter fordelingstal. Hidtil har denne fordeling været retfærdig, idet de tre første huse er meget ensartede med hensyn til lejlighedsstørrelse. De to nye huse Soldækket og Mesanen har derimod væsentlig flere lejligheder pr. etage end de tre første. Da administrationshonoraret beregnes ud fra antallet af lejligheder, kan den hidtidige fordeling efter arealer derfor ikke længere anvendes. Da ejerforeningens vedtægter § 22.1 dikterer, at udgifter, der kan henføres til et hus, som hovedregel skal bæres af det pågældende hus, så har det derfor været nødvendigt at få ændret opkrævningsmetoden. Det er derfor vedtaget, at administrationshonoraret for det enkelte hus opkræves direkte hos det pågældende administrationsfællesskab. Dette afspejles i budgetterne for administrationsfællesskaberne og ejerforeningen for 2016.
Fordelingen af ejerforeningens fællesudgifter på de enkelte huse har ligeledes været til behandling. Vedtægternes § 22.2 og 22.3 dikterer, at fællesudgifterne fordeles efter fordelingstal. Vedtægterne er imidlertid opstillet under den antagelse, at en og samme bygherre skulle bygge alle husene i Promenadebyen. Dette har som bekendt ikke været tilfældet, og de enkelte bygherre har opstillet forskellige fordelingstalsmodeller for de respektive huse. I Stævnen og Broen er fordelingstallene dannet ud fra den enkelte boligs nettoareal samt andel af fælles adgangsareal. I Sejlet er fordelingstallene dannet ud fra den enkelte boligs nettoareal samt depotrum i kælderen. I Soldækket er fordelingstallene dannet alene ud fra den enkelte boligs nettoareal. Den enkelte model er retfærdig for beboerne i den pågældende bygning og skal derfor ikke ændres. Det er derimod et problem i forbindelse med husenes betaling til ejerforeningen, at der benyttes forskellige modeller. Soldækket, hvor fordelingstallene alene omfatter nettoarealerne, vil derfor bidrage relativt mindre til betalingen end de huse, hvor enten depotrum eller fælles adgangsarealer medtages i fordelingstallene. Med bistand fra Geopartner Landinspektører A/S er det derfor besluttet at benytte husenes samlede BBR-arealer ved fordeling af ejerforeningens fællesudgifter på de enkelte huse. Dette er indarbejdet i budgetterne for 2016.
I forbindelse med at Broens cykelrum sidste sommer blev lukket, blev Promenadebyens hjertestarter flyttet fra cykelrummet til en placering i P-kælderen på Sejlets sydøstlige hjørne. Og ja, det er meningen, at der skal opsættes skilte, der henviser til hjertestarteren.
Da indkørselsrampen til Promenadebyen blev forlænget med et stykke syd for Soldækket, og der i denne forbindelse blev rejst endnu en lysmast, benyttede vi tilstedeværelsen af elektriker og lift til samtidig at få udskiftet samtlige elpærer i de andre lysmaster. På det tidspunkt skulle ca. 20% af pærerne i lysmasterne udskiftes.
I efteråret blev ejerforeningens husorden samt den lille folder om husorden begge ajourført. De ajourførte dokumenter ligger på vores hjemmeside, og husordenen blev desuden i slutningen af januar omdelt i papirform til de nye beboere i Soldækket. Efter dagens generalforsamlinger bliver den lille folder opdateret med de nye bestyrelsesmedlemmers navn og mailadresse.
Sidste år modtog bestyrelsen et forslag fra beboere om opsætning af navneskilte eller informationsskilte med navnene på Promenadebyens bygninger. Bestyrelsen finder forslaget med en synliggørelse af bygningernes maritime navne god men har valgt at udsætte en beslutning herom, indtil den femte bygning er etableret.
Til sidst vil jeg benytte lejligheden til at sige tak til mine to bestyrelseskollegaer Kirsten og Jørgen for et godt samarbejde i bestyrelsen. Tak til de tidligere omtalte ”kontaktudvalg” og ”mangeludvalg” for jeres indsats. Tak til ”aktivitetsudvalget”, Birgit, Kirsten, Lene 1 og Lene 2 samt Monika for jeres arbejde med arbejdslørdag, hjertestarterkursus, sensommerfest og nytårskur. Tak til Anette for dit arbejde med den lille folder om husorden. Tak til jer, der er med til at holde liv i ”fredagscaféen”. Og tak til alle jer, der på den ene eller anden måde har medvirket til, at det er godt at bo i Promenadebyen. Tak.
Den 6. april 2016.
Erik Nielsen.
Formand for Ejerforeningen Promenaden.
#3 Forelæggelse og godkendelse af regnskab m.v.
Regnskabet blev gennemgået af Erik Nielsen og uden kommentarer godkendt af generalforsamlingen.
#4 Forelæggelse af driftsbudget og godkendelse
Budgettet for 2016 blev gennemgået af Erik Nielsen. Medlemsbidraget er reduceret som resultat af ny praksis for opkrævning af administrationshonoraret. Fremover opkræves direkte hos de enkelte punkthuse.
Budgetforslaget blev sat til debat, og vedtaget uden indsigelser.
#5 Forslag
–Forslag fra Helle Drejer, om opstilling af kummer på trapper mod syd ved Stævnen.
Forslaget trækkes tilbage. Beboerne opfordres til med høflige henstillinger at begrænse støjende adfærd omkring Promenadebyen. Hjælper dette ikke tilstrækkeligt, tages problemet op igen.
#6 Valg til bestyrelsen
Ejerforeningens bestyrelse udpeges af AF’erne, når de på de første bestyrelsesmøder har konstitueret sig. Bestyrelserne opfordres til at melde hurtigt tilbage til Erik Nielsen. Den ny bestyrelse offentliggøres på hjemmesiden.
#7 Valg af revisor
Bestyrelsen foreslog at fortsætte samarbejdet med Deloitte som revisor for regnskabsåret 2016. Det blev godkendt af generalforsamlingen
#8 Valg af administrator
Generalforsamlingen vedtog at benytte LEA Ejendomspartner a/s som administrator for regnskabsåret 2016
#9 Eventuelt
- Forslag om at henvende sig til boligforeningen på Englandsgade om deres afrensning af facader for at høre om deres erfaringer.
- Bestyrelsen opfordrer til, at beboerne, både ejere og lejere, tilmelder sig som abonnenter på hjemmesiden. Det giver bedre muligheder for at orientere alle hurtigt og effektivt, også i akutte situationer, f.eks. ved elevatorsvigt, skraldeproblemer. Også orientering om aktiviteter som Cafe, møder, arbejdsdag og indkaldelser til generalforsamlinger forbedres.
Det gøres ved at aflevere sin email på hjemmesiden www.5000havn.dk/sb. HUSK at se efter, om returmailen evt. er fanget af spamfilteret i mailprogrammet. Besvar returmailen.
Herefter vil man modtage en mail om nye indlæg.
- A/F Broen ønsker at opsætte ’dueskræmmer’ på bygningen. Dette bakkes op af generalforsamlingen
- Aktivitetsudvalget, v. Lene Iversen, opfordrer alle beboere til at møde op til en hyggelig arbejdsdag den 21.5 2016 kl. 10 med efterfølgende frokost på daFilippo. Nærmere information bliver sendt ud.
Formand, Erik Nielsen rundede af og takkede for god ro og orden.
Referat: Jørgen Carstensen, Stævnen 4.4