Deltagere: Morten (Stævnen), Erik (Broen), Sune (Sejlet) og Tanja (Soldækket).
Mødet holdt hos: Erik.
Dagsorden:
1. Årsregnskab for 2016
2. Budget for 2017
3. Opfølgning på punkter fra bestyrelsesmødet den 5. december 2016
3.1. Beplantning i gårdhaverne
3.2. Bådpladser ved Promenadebyen
3.3. Promenadebyens husorden
3.4. Cykelparkering til gæster
3.5. Soldækkets belysning
4. Nye punkter til dette møde
4.1. Promenadebyens hjemmeside
4.2. Elektronisk kommunikation
4.3. Navneskilte på bygningerne
5. Fællesmøde for alle bestyrelser i Promenadebyen
6. Generalforsamlinger
7. Orientering fra A/F’erne
8. Eventuelt
9. Mødekalender
1. Årsregnskab for 2016
Årsregnskabet for 2016 blev gennemgået. Årets resultat er et overskud på kr. 17.158. Der var budgetteret med kr. 0. I forhold til budgettet er der brugt mindre til udvendig vedligeholdelse. Desuden er der kun brugt minimalt af posten for diverse udgifter. Egenkapitalen er ved årets udgang kr. 141.063.
2. Budget for 2017
Udkastet til budget for 2017 blev gennemgået. Udgiften til udvendig vedligeholdelse og administration øges, idet Mesanen nu kommer med i budgettet. Det samlede medlemsbidrag fra A/F’erne øges tilsvarende, idet Mesanen nu også bidrager helt på linje med de øvrige A/F’er. Medlemsbidraget fra Stævnen, Broen, Sejlet og Soldækket er således stort set uændret i forhold til sidste år. Der budgetteres med et resultat på kr. 0.
Tanja undersøger data for et mere miljørigtigt salt til brug ved saltning.
3. Opfølgning på punkter fra bestyrelsesmødet den 5. december 2016
3.1. Beplantning i gårdhaverne
Beplantningen omkring Soldækket er i en elendig tilstand med mange bare områder. Bygherren Promenaden Odense A/S har lovet at plante græsser og bøgehæk i de bare områder. Erik følger op på sagen.
3.2. Bådpladser ved Promenadebyen
Der er endnu ikke etableret nogen aftale med Odense Havn, Odense Kommune og Sejl- og motorbådsklubben Frem. Erik forsøger fortsat at få kontakt til den bådejer, der benytter en af bådpladserne. Odense Havn/Odense Kommune betaler for vand og el til bådpladserne. I vinterperioden er der lukket for vand og el.
3.3. Promenadebyens husorden
Den generalforsamlingsgodkendte husorden er nu blevet ajourført, så den også passer til de faktiske forhold i Soldækket og Mesanen. Den ajourførte husorden blev behandlet, og det blev aftalt, at Erik omformulerer teksten vedrørende det centrale skraldesug (affaldsposer) og reposer (friholdes for cykler, barnevogne, sko, tøj m.m.). Erik lægger herefter husordenen på vores hjemmeside.
Afsnittet vedrørende ro (der skal være ro kl. 24.00) blev diskuteret. En ændring af dette punkt kræver en generalforsamlingsbeslutning. Morten indsender ændringsforslag til dette punkt inden den kommende generalforsamling.
3.4. Cykelparkering til gæster
Der er stadig ikke noget nyt fra Odense Kommune vedrørende deres arbejde med ideer til ”møblering” af vores havnekaj med bl.a. cykelstativer. Erik følger jævnligt op på sagen. Ved Mesanen er der etableret cykelstativer på terræn.
3.5. Soldækkets belysning
En del beboere i Sejlet er generet af lyset fra Soldækkets lamper. Specielt lyset fra lamperne i Soldækkets trappegange. Soldækkets bestyrelse undersøger mulighederne for at mindske generne.
4. Nye punkter til dette møde
4.1. Promenadebyens hjemmeside
Promenadebyens hjemmeside, www.5000havn.dk/sb, ejes af Jørgen Carstensen i Stævnen. Jørgen Carstensen og ejerforeningens bestyrelsen finder dette uhensigtsmæssig af flere grunde, og bestyrelsen besluttede derfor at få hjemmesiden lagt over i ejerforeningens regi. Det blev samtidigt besluttet at ændre navnet til et navn, der passer bedre til Promenadebyen. Erik og Jørgen Carstensen arbejder videre med denne sag.
4.2. Elektronisk kommunikation
Vores administrator Lea har foreslået, at vi indfører elektronisk kommunikation i forbindelse med udsendelse af indkaldelser til generalforsamlinger, udsendelse af vand- og varmeregnskaber m.m.
Forslaget har været sendt til behandling i alle Promenadebyens bestyrelser. Alle bestyrelser ser positivt på forslaget (den sidste tilbagemelding er modtaget efter mødet). Forslaget behandles færdigt på fællesmødet den 27. marts 2017.
4.3. Navneskilte på bygningerne
En gruppe beboere har tidligere stillet forslag om, at bygningernes navne (Stævnen, Broen, Sejlet, Soldækket og Mesanen) bliver gjort synlige for os selv og vores besøgende. Ejerforeningen har ladet forslaget hvile, indtil Soldækket og Mesanen var bygget. Ejerforeningen vil nu tage forslaget op til behandling. Erik sørger for, at punktet kommer med på den kommende generalforsamling.
5. Fællesmøde for alle bestyrelser i Promenadebyen
Der holdes fællesmøde for alle bestyrelser i Promenadebyen mandag den 27. marts 2017 kl. 19.00. Den nye ejer af Mesanen, Henrik Clausen, har tilbudt, at mødet kan holdes i Mesanens erhvervslokale. Erik udsender snarest meddelelse herom til alle bestyrelsesmedlemmer. En uge før mødet udsendes dagsorden for mødet. Eventuelle forslag til dagsorden sendes inden til Erik (en.odense@hotmail.com).
6. Generalforsamlinger
Generalforsamlingerne i A/F’erne, Parkeringslauget Promenaden og Ejerforeningen Promenaden holdes onsdag den 26. april 2017. Generalforsamlingerne holdes i Restaurant Næsbyhoved Skov. I forhold til tidligere år er rækkefølgen af generalforsamlingerne ændret. Vi starter med generalforsamlingerne i A/F’erne, derefter generalforsamlingen i parkeringslauget og til sidst generalforsamlingen i ejerforeningen. Herved kan det enkelte A/F selv bestemme, hvornår de vil starte, og dermed hvor lang tid de vil afsætte til A/F-generalforsamlingen. Vores administrator Lea udsender indkaldelse med tidspunkter sammen med dagsordener og diverse bilag. Der vil være mulighed for at deltage i spisning efter generalforsamlingerne for et mindre beløb (100,00 kr. pr. person).
7. Orientering fra A/F’erne
De enkelte bestyrelsesmedlemmer orienterede hinanden om, hvad der arbejdes med i de respektive A/F’er med henblik på erfaringsudveksling.
8. Eventuelt
Intet under dette punkt.
9. Mødekalender
Bestyrelsesmøder:
– Tirsdag den 4. april 2017 kl. 19.00 hos Morten
– Mandag den 29. maj 2017 kl. 19.00 hos Sune (foreløbig)
– Mandag den 21. august 2017 kl. 19.00 hos Tanja (foreløbig)
Fællesmøde:
– Mandag den 27. marts 2017 kl. 19.00
Generalforsamlinger:
– Onsdag den 26. april 2017
Referent: Erik.