Deltagere: Morten (Stævnen), Erik (Broen), Sune (Sejlet).
Fraværende med afbud: Tanja (Soldækket).
Mødet holdt hos: Morten.
Dagsorden:
1. Revisionsprotokol
2. Den kommende generalforsamling
3. Opfølgning på punkter fra bestyrelsesmødet den 20. februar 2017
3.1. Beplantning i gårdhaverne
3.2. Bådpladser ved Promenadebyen (intet nyt)
3.3. Promenadebyens husorden
3.4. Cykelparkering til gæster (intet nyt)
3.5. Soldækkets belysning (intet nyt)
3.6. Promenadebyens hjemmeside
3.7. Elektronisk kommunikation
3.8. Navneskilte på bygningerne
4. Nye punkter til dette møde
4.1. Fordeling af fællesudgifter til belysning m.m.
4.2. Hjertestarter
4.3. Ubebyggede arealer vest for Promenadebyen
5. Orientering fra A/F’erne
6. Eventuelt
7. Mødekalender
1. Revisionsprotokol
Revisionsprotokollen til årsregnskabet for 2016 var udsendt til bestyrelsesmedlemmerne før mødet. Revisionsprotokollen blev underskrevet.
2. Den kommende generalforsamling
Dagsordenen for den kommende generalforsamling i Ejerforeningen Promenaden blev gennemgået og opgaverne i forbindelse hermed fordelt. Desuden blev de indkomne forslag gennemgået. Erik sørger for navneskilte samt materiale til afstemning.
3. Opfølgning på punkter fra bestyrelsesmødet den 20. februar 2017
3.1. Beplantning i gårdhaverne
Beplantningen omkring Soldækket er i en elendig tilstand med mange bare områder. Bygherren Promenaden Odense A/S har lovet at plante græsser og bøgehæk i de bare områder. Erik følger op på sagen. Aftalen med Torbens Erhvervsservice er udvidet til også at omfatte gårdhaverne omkring Mesanen. Aftalen er samtidig reduceret, idet ”skærvepladsen” overgår til byggeplads.
3.2. Bådpladser ved Promenadebyen (intet nyt)
Der er endnu ikke etableret nogen aftale med Odense Havn, Odense Kommune og Sejl- og motorbådsklubben Frem. Erik forsøger fortsat at få kontakt til den bådejer, der benytter en af bådpladserne. Odense Havn/Odense Kommune betaler for vand og el til bådpladserne.
3.3. Promenadebyens husorden
Den generalforsamlingsgodkendte husorden er blevet ajourført, så den også passer til de faktiske forhold i Soldækket og Mesanen. Desuden er teksten vedrørende det centrale skraldesug (affaldsposer) og reposer (friholdes for cykler, barnevogne, sko, tøj m.m.) blevet omformuleret. Den ajourførte husorden er blevet lagt på vores hjemmeside. Til behandling på den kommende generalforsamling har Morten indsendt ændringsforslag til afsnittet vedrørende ro (efter den gældende husorden skal der være ro kl. 24.00).
3.4. Cykelparkering til gæster (intet nyt)
Der er stadig ikke noget nyt fra Odense Kommune vedrørende deres arbejde med ideer til ”møblering” af vores havnekaj med bl.a. cykelstativer. Erik følger jævnligt op på sagen. Ved Mesanen er der etableret cykelstativer på terræn.
3.5. Soldækkets belysning (intet nyt)
En del beboere i Sejlet er generet af lyset fra Soldækkets lamper. Specielt lyset fra lamperne i Soldækkets trappegange. Soldækkets bestyrelse undersøger mulighederne for at mindske generne.
3.6. Promenadebyens hjemmeside
Promenadebyens hjemmeside, www.5000havn.dk/sb, ejes af Jørgen Carstensen i Stævnen. Jørgen Carstensen og ejerforeningens bestyrelsen finder af flere grunde dette uhensigtsmæssigt. En ny hjemmeside er nu i ejerforeningens regi blevet oprettet på et webhotel og fået tildelt et domænenavn, der passer bedre til Promenadebyen. Jørgen Carstensen og Erik vil herefter flytte indholdet fra den eksisterende hjemmeside til den nye hjemmeside.
3.7. Elektronisk kommunikation
Vores administrator LEA har foreslået, at vi indfører elektronisk kommunikation i forbindelse med udsendelse af indkaldelser til generalforsamlinger, udsendelse af vand- og varmeregnskaber m.m. Forslaget har været sendt til behandling i alle Promenadebyens bestyrelser. Alle bestyrelser ser positivt på forslaget. Forslaget vil blive behandlet på den kommende generalforsamling.
3.8. Navneskilte på bygningerne
En gruppe beboere har tidligere stillet forslag om, at bygningernes navne (Stævnen, Broen, Sejlet, Soldækket og Mesanen) bliver gjort synlige for os selv og vores gæster. Ejerforeningen har ladet forslaget hvile, indtil Soldækket og Mesanen var blevet bygget. Erik sørger for, at punktet kommer med på den kommende generalforsamling.
4. Nye punkter til dette møde
4.1. Fordeling af fællesudgifter til belysning m.m.
En del udgifter til belysning i gårdhaverne og langs indkørslen samt andre fællesudgifter er ikke fordelt på alle husene men betales af enkelte huse. Dette er naturligvis ikke rimeligt, og denne problemstilling bliver taget op af ejerforeningen. Erik sørger sammen med husenes respektive bestyrelser for at afdække problemstillingerne og indhente tilbud på nødvendige elmålere m.m.
4.2. Hjertestarter
Promenadebyens hjertestarter er placeret i P-kælderen ved Sejlet. Flere beboere har givet udtryk for, at der bør placeres en hjertestarter i det ”offentlige rum”. Der arbejdes konkret med en placering i Stævnens indgangsparti. Mulighederne for tilskud til etablering og drift af en ny hjertestarter og eventuelt desuden drift af den eksisterende hjertestarter i P-kælderen undersøges af Henrik Clausen, ejeren af Mesanen.
4.3. Ubebyggede arealer vest for Promenadebyen
Jorddyngerne og det meget affald på arealet vest for Mesanen (arealet til Promenadebyens 6., 7. og 8. bygning) er en skamplet på Promenadebyen. Ejerforeningen vil derfor henstille til Odense Kommune/Odense Havn, at der bliver gjort noget ved denne tilstand. Sune laver udkast til en sådan henvendelse.
5. Orientering fra A/F’erne
De enkelte bestyrelsesmedlemmer orienterede hinanden om, hvad der arbejdes med i de respektive A/F’er med henblik på erfaringsudveksling.
6. Eventuelt
Intet under dette punkt.
7. Mødekalender
Bestyrelsen besluttede at nedsætte den fremtidige mødehyppighed fra 6 møder pr. år til 4 møder pr. år.
Bestyrelsesmøder:
– Mandag den 29. maj 2017 kl. 19.00 hos Sune (foreløbig)
– Mandag den 21. august 2017 kl. 19.00 hos Tanja (foreløbig)
Generalforsamlinger:
– Onsdag den 26. april 2017
Referent: Erik.