Deltagere: Morten (Stævnen), Erik (Broen), Sune (Sejlet), Tanja (Soldækket), Henrik (Mesanen).
Mødet holdt hos: Sune.
Dagsorden:
1. Bestyrelsens konstituering
2. Opfølgning efter den ordinære generalforsamling
3. Opfølgning på punkter fra bestyrelsesmødet den 4. april 2017
3.1. Beplantning i gårdhaverne
3.2. Bådpladser ved Promenadebyen
3.3. Promenadebyens husorden
3.4. Cykelparkering til gæster
3.5. Soldækkets belysning
3.6. Promenadebyens hjemmeside
3.7. Elektronisk kommunikation
3.8. Navneskilte på bygningerne
3.9. Fordeling af fællesudgifter til belysning m.m.
3.10. Hjertestarter
3.11. Ubebyggede arealer vest for Promenadebyen
4. Nye Punkter til dette møde
4.1. Storskraldsordning
4.2. Hastighedsbegrænsning på Finlandgade
5. Orientering fra A/F’erne
6. Eventuelt
7. Mødekalender
1. Bestyrelsens konstituering
Bestyrelsen konstituerede sig som følger:
– Formand: Erik (Broen)
– Næstformand: Morten (Stævnen)
– Sekretær: Tanja (Soldækket)
– Medlem: Sune (Sejlet)
– Medlem: Henrik (Mesanen)
Erik opdaterer hjemmesiden og giver LEA besked om konstitueringen.
2. Opfølgning efter den ordinære generalforsamling
På den ordinære generalforsamling blev forslaget vedrørende husordenen (bilag 2) vedtaget. Husordenen er opdateret og lagt på hjemmesiden under hvert hus.
På den kommende ekstraordinære generalforsamling skal de tre forslag vedrørende vedtægterne (bilag 1, 3 og 4) behandles. (Efterfølgende: Alle tre forslag blev vedtaget på den ekstraordinære generalforsamling. Erik sørger for at få vedtægterne opdateret og tinglyst.)
3. Opfølgning på punkter fra bestyrelsesmødet den 4. april 2017
3.1. Beplantning i gårdhaverne
Bygherren Promenaden Odense A/S har nu fået plantet græsser og bøgehæk i de mange bare områder omkring Soldækket. Det er aftalt med Torbens Erhvervsservice, at de sørger for nødvendig vanding af det nyplantede. Punktet er hermed afsluttet.
3.2. Bådpladser ved Promenadebyen
Der er endnu ikke etableret nogen aftale med Odense Havn, Odense Kommune og Sejl- og motorbådsklubben Frem. Den person, der var på sagen i Odense Kommune, er gået på pension. Erik har haft møde med den medarbejder, der har overtaget sagen.
(Efterfølgende: Efter bestyrelsesmødet har vi fået en forespørgsel, om vi vil godkende, at en privatperson fortøjer sit UFO-lignende fartøj til vores bådebro. Henvendelsen vil blive sendt til høring i de enkelte huse/bestyrelser.)
3.3. Promenadebyens husorden
Som omtalt i punkt 2 er husordenen blevet opdateret som følge af afstemningen på den ordinære generalforsamling. Den opdaterede husorden er lagt på hjemmesiden under hvert hus.
På bestyrelsesmødet blev det besluttet, at den lille folder om husorden m.m. skal udgå, idet alle oplysninger i folderen i forvejen ligger på vores hjemmeside, og da den oprindelige ide med en papirfolder ikke længere er hensigtsmæssig med 230 lejligheder i Promenadebyen. Punktet er hermed afsluttet.
3.4. Cykelparkering til gæster
Der er stadig ikke noget nyt fra Odense Kommune vedrørende deres arbejde med ideer til ”møblering” af vores havnekaj med bl.a. cykelstativer. Da flere huse selv har etableret cykelstativer til gæster, besluttede bestyrelsen at afslutte punktet, indtil Odense Kommune eventuelt igen henvender sig med noget konkret.
3.5. Soldækkets belysning
En del beboere i Sejlet er generet af lyset fra Soldækkets lamper. Specielt lyset fra lamperne i Soldækkets trappetårne. Soldækkets bestyrelse vil undersøge, om de mest generende lamper i trappetårnene kan slukkes permanent, uden at det går ud over de sikkerhedsmæssige krav til belysningen i trappetårnene og gangarealerne.
3.6. Promenadebyens hjemmeside
Indholdet i Promenadebyens hidtidige hjemmeside, www.5000havn.dk/sb, er blevet lagt over i en ny hjemmeside. Den nye hjemmeside er oprettet i ejerforeningens regi på et webhotel og med et domænenavn, der passer bedre til Promenadebyen. Den nye hjemmeside findes på adressen www.promenadebyen-odense.dk. Den gamle hjemmeside vil i en rimelig overgangsperiode henvise til den nye hjemmeside. Punktet er hermed afsluttet.
3.7. Elektronisk kommunikation
Som omtalt i punkt 2 vil forslaget om at administrator og bestyrelser kan benytte elektronisk kommunikation ved udsendelse af indkaldelser til generalforsamlinger, vand- og varmeregnskaber, opkrævninger m.m. blive færdigbehandlet på den kommende ekstraordinære generalforsamling. (Efterfølgende: Forslaget blev vedtaget på den ekstraordinære generalforsamling. Erik sørger for at få vedtægterne opdateret og tinglyst.)
3.8. Navneskilte på bygningerne
En gruppe beboere har tidligere stillet forslag om, at bygningernes navne (Stævnen, Broen, Sejlet, Soldækket og Mesanen) bliver gjort synlige for os selv og vores gæster. På den ordinære generalforsamling blev der opfordret til at komme med forslag til skiltenes tekst, layout og placering. Ejerforeningens bestyrelse har foreløbig modtaget to forslag. Forslagene vil blive behandlet på ejerforeningens næste bestyrelsesmøde i august. Så yderligere forslag kan stadig indsendes.
3.9. Fordeling af fællesudgifter til belysning m.m.
En del udgifter til belysning i gårdhaverne og langs indkørslen samt andre fællesudgifter er ikke fordelt på alle husene men betales af enkelte huse. Dette er naturligvis ikke rimeligt, og det er derfor tidligere besluttet at tage denne problemstilling op. (Efterfølgende: A/F Sejlets bestyrelse har fået installeret en bimåler til måling af elforbruget til en væsentlig del af havelamperne og alle lysmaster langs indkørslen til Promenadebyen. Når årsforbruget kendes, vil det være muligt at fordele Sejlets tidligere afholdte udgifter samt fremtidige udgifter på de enkelte huse. Tilsvarende skal problemstillingen vedrørende andre fællesudgifter løses.) Erik koordinerer arbejdet.
3.10. Hjertestarter
Promenadebyens hjertestarter er placeret i P-kælderen ved Sejlet. Flere beboere har givet udtryk for, at der bør placeres en hjertestarter i det ”offentlige rum”. Der arbejdes konkret med en placering i Stævnens udvendige indgangsparti. Morten finder sammen med A/F Stævnens bestyrelse den optimale placering og meddeler videre til Henrik. Henrik kontakter ”Kunsten at redde liv” med henblik på at indgå en aftale med dem. Det undersøges, om aftalen desuden kan omfatte service af hjertestarteren i P-kælderen.
3.11. Ubebyggede arealer vest for Promenadebyen
Jorddyngerne og det meget affald på arealet vest for Mesanen (arealet til Promenadebyens 6., 7. og 8. bygning) er en skamplet på Promenadebyen. Sune har på ejerforeningens vegne skrevet til Jane Jegind, Odense Kommune, og Carsten Aa, Lindø port of Odense (Odense Havn), med henblik på, at der bliver gjort noget ved denne tilstand. Jane Jegind har svaret, at hun kan se, at der også er skrevet til Carsten Aa, og derfor venter, at han svarer. Bestyrelsen besluttede at følge op på sagen med en yderligere henvendelse til Jane Jegind, hvor der henvises til Odense Kommunes tilsynspligt. Sune laver udkast til en sådan ny henvendelse.
4. Nye Punkter til dette møde
4.1. Storskraldsordning
På A/F Soldækkets generalforsamling blev der fremsat forslag om at gøre brug af Odense Renovations storskraldsordning (afhentning af større ting som møbler, madrasser, pap, cykler m.m. to gange om året). Bestyrelsen besluttede, at Soldækket og Mesanen i efteråret laver forsøg med ordningen. Erfaringerne fra dette forsøg kan så danne grundlag for en beslutning om fremover at udvide ordningen til flere huse i Promenadebyen. Ejerforeningen ønsker ikke, at den enkelte husstand bruger ordningen individuelt, da vores indkørsel så vil komme til at ligne en permanent skraldeplads. Tanja planlægger det kommende forsøg.
4.2. Hastighedsbegrænsning på Finlandgade
I forbindelse med den øgede trafik på Finlandgade oplever vi ofte, at der med bil bliver kørt med meget høj hastighed på vejen til fare for beboere, gæster, børn og cyklister. Bestyrelsen besluttede at søge Odense Kommune om etablering af hastighedsbegrænsning på 30 km på Finlandgade. Morten laver udkast til en sådan henvendelse.
5. Orientering fra A/F’erne
De enkelte bestyrelsesmedlemmer orienterede hinanden om, hvad der arbejdes med i de respektive A/F’er med henblik på erfaringsudveksling.
6. Eventuelt
Under dette punkt drøftede bestyrelsen bl.a. skraldesug, kommende cykeloprydning og parkeringspladser. Der blev ikke besluttet noget under dette punkt.
7. Mødekalender
Bestyrelsesmøder:
– Mandag den 14. august 2017 kl. 19.00 hos Tanja (ændret mødedato)
– Mandag den 30. oktober 2017 kl. 19.00 hos Erik
Fællesmøde for alle bestyrelser i Promenadebyen:
– Fredag den 17. november kl. 17.30
Erik udsender indkaldelse til fællesmødet til alle bestyrelsesmedlemmer.
Referent: Erik.