Dagsorden:
1. Gennemgang af vedligeholdelsesplan for ejendommen
2. Opfølgning på lækagesporing
3. Henvendelse fra ”altanudvalget” om møde i uge 47 eller 48
4. Opfølgning på problem med vand på altan hos Poul/Anita på 4. sal og Ejner på 1. sal
5. Nedløbsrør hos Neltoft på 8. sal
6. Reparation af fuge hos Ole/Ingelise på 8. sal
7. Drøftelse på gulvvask – repos
8. Problemer med dårlig lugt hos Jørgen/Lene på 4. sal
9. Drøfte opgavetyper til Promana
10. Servicekontrakt – Dansk Skraldesug ApS
11. Status på vandskader opstået 25/9 i lejligheder fra 6. til 2. sal
12. Gennemgang af periodeopgørelse 1/1 – 30/9 2017
13. Eventuelt

Ad 1)
Bestyrelsen har modtaget en drifts- og vedligeholdelsesplan som vi har bedt OBH Gruppen om at udarbejde. Formålet med planen er at skaffe et overblik over de arbejder som skønnes nødvendige i de næste 10 år. Det har samtidig den fordel at det giver bestyrelsen mulighed for at budgettere disse udgifter ind i foreningens kommende budgetter. Første gang vi vil anvende planen er på de kommende bestyrelsesmøder hvor budget for 2018 skal udarbejdes.
Ad 2)
I juni måned blev arbejdet med isolering af kælderrummene under Stævnen færdiggjort af Persolit. Efterfølgende har bestyrelsen bestilt CB Group ApS til at teste isoleringen via en såkaldt ”Lækagesporing” Testen viste at der fortsat var lækager i kælderen omkring kabelgennemføringer og rør/faldstammer. Dette forhold er efterfølgende drøftet med både Persolit og CB Group og begge parter oplyser at lækagerne ikke har betydning i forhold til brandsikkerheden. Dette skyldes at Persolit har anvendt brandhæmmende skum omkring kabelgennemføringer og ved rør/faldstammer. Denne skum slutter ikke 100% op omkring disse områder men ved brand vil skummet udvide sig og dermed kan en brand ikke brede sig via disse punkter til de øvrige lejligheder. Det var netop brandsikkerheden som havde stor fokus på vores tidligere generalforsamlinger og bestyrelsen konkluderer med baggrund i rapporten fra CB Group og fra Persolit inklusive efterfølgende drøftelser at der nu er styr på dette.
Ad 3)
”Altan-udvalget” arbejder fortsat med at stable et møde på benene med de ejere der har vist interesse for at få glasinddækket deres altaner. Indtil nu har 11 ejere meldt positivt tilbage. Udvalget er dog usikker på om vores vedtægter nu er på plads således at der kan arbejdes videre med projektet.

Ad 4)
Flemming vil kontakte Poul/Anita og Ejnar som har kontaktet bestyrelsen med problemer med vand på deres altaner. Dette for at få identificeret problemet og få en afklaring på hvilke udfordringer som dette eventuelt måtte afstedkomme.
Ad 5)
Der er et nedløbsrør der er flækket ved en altan på 8. sal. Det er aftalt at Flemming vil kontakte Hauge Smedie som skal udskifte det defekte nedløbsrør. Hauge Smedie aftaler tid m.m. med ejeren på 8. sal.
Ad 6)
Status på problemet med vandindtrængning hos Ole/Ingelise på 8. sal er, at det er aftalt at når vi skal have pudset vinduer i december måned vil den defekte fuge blive udskiftet. Lars sørger for koordinering med vinduespudser og Henrik Knudsen fra Lindholm Entreprise så vi kan ”låne” den lift som bruges ved vinduespudsningen. Det var Henrik Knudsen der udførte samme opgave for nogle år siden og han kender derfor til problemet. Derefter skulle problemet være afhjulpet.
Ad 7)
Bestyrelsen drøftede om ordningen skal fortsætte. Dette blev vi enige om at det skulle den. Hvis der er beboere der mangler sæbe skal man henvende sig til bestyrelsen. Lars kontakter Torbens Erhvervsservice og bestiller 5 ekstra dunke med sæbe.
Ad 8)
Jørgen/Lene på 4. sal har oplevet at der trænger dårlig luft ind i deres lejlighed via skakten. Jørgen har selv undersøgt hvordan at problemet forhåbentlig kan afhjælpes. Jørgen har oplyst til bestyrelsen at arbejdet kan udføres af en tømrer og at arbejdet vil beløbe sig til ca. kr. 2.000 plus moms. Bestyrelsen er enige i at give Jørgen/Lene grønt lys til at igangsætte arbejdet under forudsætning at udgifterne kan holde sig indenfor den nævnte grænse.
Ad 9)
Bestyrelsen oplever at der har været rigtig meget arbejde der skulle udføres for foreningen. Der har blandt andet været vandskader i lejligheder, udførelse af isoleringsarbejder m.m. og alt dette betyder at bestyrelsesmedlemmerne bruger meget tid på disse opgaver. Da vi alle i bestyrelsen samtidig har et fuldtidsarbejde som trods alt har vores 1. prioritet kan det være vanskeligt at få tingene til at hænge sammen – samtidig har vi måtte bruge afspadsering/ferie for at kunne holde møde med interessenter da disse oftest skal afholdes i dagstimerne. Alt dette synes bestyrelsen ikke er rimeligt. Derfor vil vi nu indgå en teknisk aftale med et firma der hedder Promana som kan varetage vore interesser i tilfælde af fremtidige vandskader, vandindtrængning, skader generelt på bygningen m.m. Desuden skal vi bruge Promana som sparringspartner efter behov idet ingen fra bestyrelsen besidder den nødvendige faglige indsigt i mange af de opgaver som vi står overfor i fremtiden. Lars kontakter vores kontaktperson hos Promana og aftaler det videre forløb. Da udgiften til denne aftale varierer med kommende udfordringer kan der ikke budgetteres beløb til dette. Det må forventes at timeprisen vil udgøre ca. 1200 – 1500.
Ad 10)
Bestyrelsen har modtaget en ny serviceaftale med Dansk Skraldesug ApS. Servicepakken betyder at vi får serviceret alle vores affaldsskakte og låger med 1 års mellemrum. Udgiften til dette er 1.485 plus moms. Bestyrelsen er enig i at vi accepterer aftalen og sender den underskrevne aftale til Dansk Skraldesug ApS
Ad 11)
Status er lige nu at alle berørte ejere har fået udbedret skaderne som følge af vandindtrængning som startede på 6. sal. – dog bortset fra ejerne på 5. sal Poul Erik/Solveig som stadig har nogle mangler der ikke er udbedret.
Bestyrelsen vil gerne præcisere at det er beboeren/ejeren der selv skal sørge for at kontakte en VVS mand for at få stoppet et vandudslip fra ens egen rør, ventiler eller andet steds hvorfra der kan udslippe vand. Det siger sig selv at det skal ske omgående. I disse tilfælde kan bestyrelsen anbefale at kontakte Dansk Installationsteknik der har døgnvagt. Alt dette er for ejerens egen regning.
Hvad der er sket af følgeskader på andre lejligheder skal dækkes af vores bygningsforsikring og derfor skal bestyrelsen kontaktes hvis dette sker.
Bestyrelsen vil endnu engang opfordre alle ejere/lejere til med jævne mellemrum at tjekke alle installationer i ”teknikrummet” hvor også varmtvandsbeholderen er placeret.
Ad 12)
Vi har modtaget en periodeopgørelse pr. 30/9 2017 fra LEA. Det viser et resultat på minus kr. 35.168 mod budgetteret minis kr. 20.750. Vores likvide beholdning er på 276.260 og vores egenkapital på kr. 326.699.
Ad 13)
Flemming vil undersøge hvorfor at lyset i det bagerste rum i cykelkælderen lyser konstant. Ventiler på radiatorer i kælderen er nu justeret så lokalerne kan være frostfri – det vil sige minimal varme i radiatorerne. Husk at hvis det er nødvendigt at blokere vores hoveddør med automatik så skal man justere på kontakten på dørpumpen for oven således at den står på ”2”. Husk derefter at omstille kontakten igen efter endt ”blokering” Alt dette er meget vigtigt for at vi ikke ødelægger den automatiske dørpumpe.
Vores næste bestyrelsesmøde er aftalt til den 11. december 2017 kl. 17.00 hos Lars
For referatet:
Lars Baagøe Hansen