Deltagere: Jens Bo, Kresten og Erik.
Mødet holdt hos: Jens Bo.
Referent: Erik.
Dagsorden:
1. Budget for 2018
2. Opfølgning på punkter fra bestyrelsesmødet den 17. oktober 2017
2.1. Etablering af dør mellem kældertrappe og hovedtrappe
2.2. Vand- og varmeregnskaber
2.3. Brandspjæld i affaldsrum
2.4. Udskiftning af bremsespoler i elevator i nr. 8
2.5. Cykelstativer
2.6. Videoovervågning i P-kælderen
2.7. Skade på altan
2.8. Serviceaftale vedrørende skraldesug
3. Nye punkter til dette møde
3.1. Ønske om udvendig solafskærmning
3.2. Elektronisk kommunikation
3.3. Reparation af altandør
4. Eventuelt
5. Mødekalender
1. Budget for 2018
I de seneste år er A/F Broens egenkapital vokset støt og roligt år for år. Bestyrelsen vurderer på grundlag af den forventede fremtidige driftssituation, at denne opsparingshastighed nu kan mindskes. Bestyrelsen besluttede derfor, at de månedlige medlemsbidrag til A/F Broen kan reduceres med 10% fra 1. januar 2018 – naturligvis med forbehold for at bidraget igen kan øges, hvis der i fremtiden kommer store uforudsete udgifter. Erik sørger for, at vores administrator LEA Ejendomspartner A/S fra 1. januar 2018 opkræver det mindre bidrag.
2. Opfølgning på punkter fra bestyrelsesmødet den 17. oktober 2017
2.1. Etablering af dør mellem kældertrappe og hovedtrappe
En dør/åbning i væggen mellem kældertrappe og hovedtrappe vil kunne gøre det muligt at komme fra den ene trappe til den anden uden at skulle ud af bygningen. Vi har tidligere spurgt Odense Kommunes tekniske forvaltning, om en ændring af forholdene vil være lovlig, og modtaget et noget uklart formuleret svar. Vi har efterfølgende (den 11. oktober 2017) haft besøg af en medarbejder fra teknisk forvaltning. Medarbejderen har sammen med Erik set på de faktiske forhold og har lovet at undersøge sagen nærmere og derefter sende et svar til Kresten. Vi har stadig ikke modtaget svar. Erik rykker for svar.
2.2. Vand- og varmeregnskaber
Erik har tidligere (den 5. juli 2017) holdt møde med en regnskabsmedarbejder og sælgeren fra Techem (leverandøren af de nye målere). På mødet blev retningslinjerne/procedurerne for den fremtidige udarbejdelse af vand- og varmeregnskaber for Broen gennemgået for at sikre, at vores ønsker bliver tilgodeset, og for at undgå misforståelser. Det blev på mødet besluttet, at bestyrelsen i A/F Broen får årsopgørelserne for 2017 til gennemsyn, inden de udsendes til Broens beboere i begyndelsen af 2018.
2.3. Brandspjæld i affaldsrum
Som følge af affaldssugenes ombygning besluttede bestyrelsen på bestyrelsesmødet i maj at få tilbud fra GK Danmark A/S på årlig kontrol/test af brandspjældene i affaldsrummene. A/F Broen har i forvejen kontrakt med GK Danmark A/S vedrørende udsugningsanlæggene på Broens tag. Erik har efterfølgende (den 27. juni 2017) aftalt med GK Danmark A/S, at de med henblik på at give et tilbud på en årlig kontrol/test af brandspjældene ser på dem, når de næste gang (sidst på året) udfører service på Broens udsugningsanlæg på taget. (Efter mødet har GK Danmark A/S den 15. december serviceret Broens udsugningsanlæg på taget og samtidig testet brandspjældene i affaldsrummene – Erik og GK Danmark A/S aftaler herefter et tillæg til den hidtidige serviceaftale.)
2.4. Udskiftning af bremsespoler i elevator i nr. 8
I forbindelse med et driftsstop i marts 2017 på elevatoren i nr. 8 blev det konstateret, at bremsespolerne snart skal udskiftes for ikke at få for mange driftsstop på elevatoren. Et tilbud fra KONE viser, at en udskiftning af bremsespoler koster kr. 21.360 (ekskl. moms). Bestyrelsen besluttede på bestyrelsesmødet den 30. marts 2017 at vente med udskiftning, til vi har et bedre overblik over hyppigheden af driftsstop. Vi har ikke efterfølgende haft driftsstop på elevatoren på grund af bremsespolerne. Der er ikke nogen sikkerhedsmæssig fare forbundet med udsættelse af udskiftningen. Driftsstoppet lørdag den 9. december 2017 skyldtes ikke bremsespolerne men derimod et afladet backupbatteri til elevatorens samtaleanlæg – i en sådan situation kører elevatoren til nærmeste repos og åbner døren for udstigning, hvorefter den igen lukker døren og bliver holdende, indtil batteriet er udskiftet.
2.5. Cykelstativer
På den sidste generalforsamling blev det besluttet at nedsætte en arbejdsgruppe, der skal undersøge behovet og mulighederne for nye cykelstativer i cykelrummet. Bestyrelsen har modtaget supplerende materiale fra forslagsstilleren Henrik Lægteskov-Carlsen. På bestyrelsesmødet den 17. oktober blev det besluttet, at Erik indkalder Henrik Lægteskov-Carlsen og Birgit Mehl til et møde med bestyrelsen. Det har endnu ikke været muligt at finde et tidspunkt, hvor alle fem personer kunne mødes. Derimod har Erik den 5. december 2017 haft besøg af en sælger fra Hitsa A/S og fra denne modtaget et skriftligt tilbud på to alternative løsninger. Bestyrelsen diskuterede fordele og ulemper ved de to løsninger og udpegede en første prioritet. Erik indkalder Henrik og Birgit til et efterfølgende møde. Hvis Henrik og Birgit er enige i bestyrelsens første prioritet afgiver Erik en ordre til Hitsa A/S.
2.6. Videoovervågning i P-kælderen
Ejerforeningen Promenaden har undersøgt de juridiske forhold vedrørende videoovervågning i P-kælderen og fået bekræftet, at videoovervågning i P-kælderen er tilladt, idet P-kælderen er et lukket område, hvortil kun personer med nøgle/chip til P-kælderen har adgang. Der kræves således ingen speciel tilladelse, men persondatalovens bestemmelser skal naturligvis overholdes. På fællesmødet for alle bestyrelser i Promenadebyen den 17. november 2017 enedes man om, at hvis der er konkrete ønsker om videoovervågning, så kan P-lauget og de enkelte A/F’er aftale nærmere herom. Bestyrelsen i A/F Broen er ikke imod videoovervågning men har ingen konkrete ønsker om videoovervågning. Punktet er hermed afsluttet for A/F Broens vedkommende.
2.7. Skade på altan
I forbindelse med vinduespudsning er zinkinddækningen på en altan (nr. 6, 4. tv.) blevet beskadiget. BMS (liftudlejeren) har påtaget sig skylden. Hauge Gruppen/Blikkenslager Jon Jørgensen har udført reparationsarbejdet den 3. november 2017 for BMS’s regning. Punktet er hermed afsluttet.
2.8. Serviceaftale vedrørende skraldesug
Bestyrelsen har den 10. oktober 2017 modtaget et tilbud fra Dansk Skraldesug ApS på service af vores affaldsskakte og indkastlåger. Odense Renovation A/S har tidligere givet udtryk for, at de vil tilbyde en serviceaftale vedrørende anlæg i kælderen, affaldsskakte og indkastlåger. Odense Renovation A/S har ligeledes givet udtryk for, at dette tilbud fremsendes, inden den finske leverandørs garantiperiode på det nye anlæg udløber. Bestyrelsen besluttede derfor på bestyrelsesmødet den 17. oktober 2017 at vente med at tage endelig stilling, til vi har modtaget tilbud fra Odense Renovation A/S. Erik rykker Odense Renovation A/S for et tilbud.
3. Nye punkter til dette møde
3.1. Ønske om udvendig solafskærmning
En beboer (nr. 6, stuen) har spurgt bestyrelsen om muligheden for at etablere udvendig solafskærmning (screen) til sin lejlighed. Erik har på bestyrelsens vegne den 8. november 2017 med henvisning til ejerforeningens vedtægter meddelt beboeren, at det ikke er tilladt at opsætte solafskærmning. Punktet er hermed afsluttet.
3.2. Elektronisk kommunikation
På den ekstraordinære generalforsamling den 31. maj 2017 blev det vedtaget, at information (herunder bl.a. indkaldelser til generalforsamlinger, vand- og varmeregnskaber, opkrævninger, påkrav, inkassoskrivelser og varslinger) fra administrator og bestyrelser fremover kan udsendes elektronisk til foreningens medlemmer. Erik har mailet til alle lejlighedsejere i Broen vedrørende deres mailadresse. Der er modtaget svar fra samtlige 31 lejlighedsejere i Broen. Erik har sendt de gældende mailadresse videre til vores administrator LEA Ejendomspartner A/S. Det er vigtigt, at lejlighedsejerne meddeler bestyrelsen og/eller administrator, hvis der fremover sker ændring af deres mailadresse. Punktet er hermed afsluttet.
3.3. Reparation af altandør
Fra Azets Ejendomsadministration ApS, der administrerer lejligheder for Promenadebyen 1 ApS, har bestyrelsen modtaget en henvendelse vedrørende en skadet altandør i en af de lejligheder, de administrerer (nr. 6, 7. tv.). Erik havde forud for mødet besigtiget altandøren. Bestyrelsen behandlede henvendelsen, og Jens Bo besvarer henvendelsen med en henvisning til, at skaden burde havde været anmeldt i forbindelse med 5-års gennemgangen og derfor nu bør betales af ejeren Promenadebyen 1 ApS.
4. Eventuelt
Intet under dette punkt.
5. Mødekalender
Bestyrelsesmøder:
– Tirsdag den 13. februar 2018 kl. 17.00 hos Kresten
– Mandag den 16. april 2018 kl. 17.00 hos Erik
– Tirsdag den 15. maj 2018 kl. 17.00 Jens Bo
Fællesmøde for alle bestyrelser i Promenadebyen:
– Mandag den 19. marts 2018 kl. 19.00
Generalforsamlinger:
– Onsdag den 25. april 2018 i Restaurant Næsbyhoved Skov
Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, indsendes senest torsdag den 1. marts 2018 til den eller de respektive bestyrelser.