REFERAT FRA ORDINÆR GENERALFORSAMLING I ADMINISTRATIONSFÆLLESSKABET SEJLET CVR. NR. 34135649

Dato: onsdag, d. 25. april 2018 kl. 16.30.

Sted: Restaurant Næsbyhoved Skov, Kanalvej 52, 5000 Odense C.

Formand Michael Gylling Nielsen bød på bestyrelsens vegne alle i forsamlingen velkommen til generalforsamlingen.

1. Valg af dirigent og referent

Bestyrelsen foreslog Kjeld Overgaard, der, med forsamlingens opbakning, modtog valget. Dirigenten konstaterede at generalforsamlingen var lovligt varslet og indkaldt i henhold til vedtægterne.

2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for det forløbne år

Formanden gennemgik bestyrelsens beretning for 2017. Det har været et travlt år for A/F-bestyrelsen, der også deltager med en repræsentant i møder i E/F-Promenaden og i fællesmøder for alle A/F-bestyrelser.

Formanden gav en status på de vigtigste sager:

Affaldsordningen er ændret til et nyt system med centralt skraldesug. Systemet fungerer nogenlunde efter indledende udfordringer. Der er dog stadig udfordringer med, at beboere kommer uegnet affald i skakten, som sætter sig på tværs, eller på anden måde forhindrer, at suget fungerer efter hensigten. Når det sker bliver bestyrelsen nødt til at tilkalde teknikerhjælp, hvilket har bevirket en ekstra udgift på ca. 10.000,- kr. for A/F Sejlet i det forløbne år. Alle beboere bedes derfor være opmærksomme på at følge regelsættet for affaldshåndtering, og alene benytte poser på max. 15 liter til køkkenaffald i skakten. 

Eludgiften har i en årrække været uforholdsmæssig høj, idet i A/F Sejlet har betalt for den fælles udendørs belysning.  Der er nu sat en separat elmåler op, der skal måle forbruget i 1 år, hvorefter Sejlet skal have et anseeligt beløb retur fra de andre A/F´ere. Herudover bliver den årlige eludgift forventeligt reduceret med ca. 25.000 kr.

Elevator servicekontrakt skiftet til KONE har medført færre driftsstop, selvom det uundgåeligt stadig sker. Ved driftsstop skal bestyrelsen altid godkende, hvis det kræver teknikerassistance fra KONE, da teknikerbesøg er ret bekostelige – især på skæve tidspunkter.

Parkeringsbilletter er tilgængelige indenfor indgangspartierne i nr. 12 og 14. Bestyrelsen fylder løbende op med billetter, men oplever, at det kan være svært at følge med, da der til tider hamstres. Der opfordres til kun at tage det antal billetter, der er brug for i en rimelig periode.

I forbindelse med det nye byggeri på den gamle skærveplads er Sejlet uforvarende blevet involveret i en tvist om en overrevet kloakledning. Hans Jørgensen & Søn er synderen, men de vil tilsyneladende ikke tage ansvar, da de hævder, at de af Odense Kommune udleverede plantegninger ikke har været fyldestgørende. Vi har nu en advokat på sagen.

Vinduespolering i Sejlet vil frem over blive foretaget af det samme firma, som står for poleringen i Soldækket og Mesanen, hvorved vi sparer ca. 25% i forhold til den nuværende aftale.

Ventilationsanlæggene skaber stadig udfordringer ind i mellem, og der har også i 2017 været behov for udskiftning og reparation.

En teknisk rapport/5 års gennemgangen har påpeget følgende udfordringer i Sejlet, der løbende over en årrække prioriteres af bestyrelsen:

Skodderne på altanerne, hvoraf 3 faldt ned under oktober stormen i 2013, skal sikres forsvarligt, og der arbejdes med en entreprenør for at finde en løsning, hvilket dog er svært pga. konstruktionen.

Nogle glaspartier på altanerne er ikke fæstnet korrekt.

Nogle nedløbsrør på altanerne er utætte, og skal tætnes eller skiftes.

Det drypper med vand i kælderen under Sejlet pga. utæt betondæk, hvilket skal udbedres. Kælderen henhører dog under P-lauget, så bestyrelsen er i dialog med P-lauget mht. til afholdelse af udgiften.

Nogle beboere oplever madlugt/røglugt fra andre lejligheder. Det er svært at lokalisere årsagen, men mistanken er, at det skyldes utætheder i de enkelte lejligheders teknikrum ved badeværelset.

3. Bestyrelsens forelæggelse til godkendelse af årsregnskab og status med påtegning af revisor

Formanden gennemgik de vigtigste poster i resultatopgørelsen og balancen. Årsregnskab og status blev enstemmigt godkendt.

4. Bestyrelsens forelæggelse til godkendelse af driftsbudget for 2018.

Formanden gennemgik de vigtigste poster i driftsbudgettet. Driftsbudgettet blev enstemmigt godkendt.

5. Valg af medlemmer til A/F Sejlets bestyrelse

Dirigenten gjorde opmærksom på, at bestyrelsen havde valgt at benytte sig af den nye mulighed i vedtægterne om at udvide antallet af bestyrelsesmedlemmer fra 3 til 5. De nuværende bestyrelsesmedlemmer Michael Gylling Nielsen og Rasmus Wind Frederiksen var ikke på valg og forsætter derfor bestyrelsesgerningen. De nuværende suppleanter Sune Lohmann og Tom Rasmussen ønskede at stille op til bestyrelsen, og blev begge valgt. Herudover ønskede John Henriksen og Kjeld Overgaard at stille op til bestyrelsen. John Henriksen blev valgt ved fredsvalg.

6. Valg af suppleanter til A/F Sejlets bestyrelse

Jonas Benjamin Skov og Kjeld Overgaard stillede op som suppleanter til bestyrelsen og blev begge valgt.

7. Valg af revisor

Bestyrelsen foreslog, at Deloitte skulle fortsætte som revisor. Deloitte blev valgt.

8. Valg af administrator

Bestyrelsen foreslog, at LEA Ejendomspartner skulle fortsætte som administrator. LEA Ejendomspartner blev valgt.

9. Behandling af indkomne forslag

Der var ingen forslag til behandling.

10. Eventuelt

Carl i nr. 14, 3. tv. gjorde opmærksom på, at han og Elsebeth ofte generes af støj fra oven/siden. Bestyrelsen henledte opmærksomheden på, at alle beboere skal overholde husordenen, men også at man i konkrete situationer i første omgang selv skal søge løsninger med den beboer, der forårsager genen.

Karin i nr. 14, 1. th. spurgte til, hvorfor referater fra bestyrelsesmøder i A/F Sejlet ikke automatisk adviseres i den enkeltes mailbox, når man er tilmeldt opdateringer på www.promenadebyen-odense.dk. Bestyrelsen undersøger sagen med henblik på at få det til at virke.

Kirsten i nr. 12, 6. tv gjorde opmærksom på, at der lugter fugtigt i kælderrum under nr. 12., hvor få kælderrum er samlet bag en dør. Bestyrelsen opfordrede til, at der isættes en kile, så der kan blive en bedre luftcirkulation.

Kjeld i nr. 14, 2. tv. spurgte til rengøringskontrakten med Torbens Erhvervsservice, da han undrede sig over, hvor meget støv og nullermænd der var på fællesarealet i kælderen under Sejlet under den netop gennemførte arbejdslørdag. Bestyrelsen følger op overfor Torbens Erhvervsservice, der eventuelt frem over afkrydser på tavler, når der er fejet/støvsuget hver tredje måned, som formentligt er aftalt i kontrakten. Kjeld gjorde samtidig opmærksom på, at der henstod adskillige effekter på gangene udenfor beboernes opbevaringsrum, hvilket er en uanstændig adfærd, da man selvfølgelig selv er ansvarlig for at fjerne egne lossepladseffekter.

Kjeld gjorde opmærksom på, at han administrerer nøgler til den fælles postkasse i nr. 14, og at dem som ønsker det, kan leje en nøgle for et depositum på ca. 40,- kr., som refunderes, når beboeren rejser. Bestyrelsen, og de andre beboere, takkede Carl, der sørger for at tømme og fordele indholdet i postkassen. Carl siger til, hvis han får brug for aflastning.

Kjeld gjorde opmærksom på, at der mangler kiler ved døre i kælderen, idet nogle af de tidligere indkøbte er forsvundet. Kjeld har nogle penge i overskud fra nøgleadministrationen, som han foreslog kunne anvendes til indkøb af kiler, hvorefter et eventuelt restbeløb vil blive indsat på foreningens konto. Forsamlingen accepterede forslaget.

Referent:                                        Formand:

_____________________________        _________________________________

Kjeld Overgaard                            Michael Gylling Nielsen