Deltagere: Jesper (Stævnen), Erik (Broen), Sune (Sejlet), Tanja (Soldækket), Henrik (Mesanen).
Mødet holdt hos: Sune.
Referent: Erik.
Dagsorden:
1. Mødelængde, mødefrekvens og mødeform
2. Opfølgning på punkter fra bestyrelsesmødet den 29. oktober 2018
2.1. Vedtægtsændringer
2.2. Bådpladser ved Promenadebyen
2.3. Fordeling af fællesudgifter til belysning m.m.
2.4. Hjertestarter
2.5. Revner og forsætninger i betonbelægningen i indkørslen, rampen og kørevejen
2.6. Friholdt område mellem parkeringspladser på terræn
2.7. Loungestole på træterrasser
2.8. Altaninddækning i Stævnen
2.9. Grundejerforening
3. Nye punkter til dette møde
3.1. Persondataloven
3.2. Husorden
4. Orientering fra A/F’erne
5. Eventuelt
6. Mødekalender
1. Mødelængde, mødefrekvens og mødeform
Forud for mødet havde Sune bedt om, at mødestrukturen (mødelængde, mødefrekvens og mødeform) blev taget op til vurdering, idet han havde nogle personlige ønsker til denne. På mødet blev emnet diskuteret, og bestyrelsen enedes om, at mødelængden fremover maksimalt må være ca. 2 timer. Mødefrekvensen bibeholdes med et møde pr. kvartal samt eventuelle ekstra mindre møder i forbindelse med generalforsamlinger og fællesmøder med de andre bestyrelser. Desuden forsynes dagsordenens enkelte punkter med en tidsangivelse, og punkter uden tidsangivelse bruges der ikke tid på. Punkter uden tidsangivelse fungerer udelukkende som huskeseddel til senere møder.
2. Opfølgning på punkter fra bestyrelsesmødet den 29. oktober 2018
2.1. Vedtægtsændringer
Intet nyt siden sidste bestyrelsesmøde. Bestyrelsen besluttede, at Erik kontakter Kim Johannson, LEA Ejendomspartner A/S, med henblik på at finde en ny advokat, der kan påtage sig den samlede opgave med at få fjernet den i de oprindelige vedtægter påtaleberettigede, Odense Havneudvikling A/S (der den 30. maj 2018 er opløst ved likvidation), og derefter få lyst vedtægtsændringerne, der blev vedtaget i 2017. I denne forbindelse skal en eventuel kommende vedtægtsændring i forbindelse med etablering af altaninddækning i Stævnen naturligvis medtages.
2.2. Bådpladser ved Promenadebyen
Intet nyt til dette punkt.
2.3. Fordeling af fællesudgifter til belysning m.m.
På bestyrelsesmødet den 29. oktober 2018 blev den endelige beregning af Sejlets udgift til el til havelamper og lysmaster langs indkørslen i perioden 2012-2017 (i alt kr. 120.779,29) samt denne udgifts fordeling på de enkelte bygninger gennemgået. Beregningen blev ligeledes gennemgået på fællesmødet for alle bestyrelser den 9. november 2018, og LEA Ejendomspartner A/S blev efterfølgende bedt om at overføre beløbene fra de enkelte A/F’er til A/F Sejlet. Den 31. december 2018 blev elmåleren i Sejlet aflæst, og A/F Sejlets udgift i 2018 til el til havelamper og lysmaster er blevet beregnet (kr. 24.369,84). Desuden er LEA Ejendomspartner A/S blevet bedt om at overføre beløbet fra Ejerforeningen Promenaden til A/F Sejlet. Punktet er hermed afsluttet, dog således at proceduren med at aflæse elmåleren i Sejlet den 31. december, beregne udgiften til el og overføre beløbet fra Ejerforeningen Promenaden til A/F Sejlet skal gentages hvert år fremover.
2.4. Hjertestarter
Forud for mødet og i overensstemmelse med beslutning på sidste bestyrelsesmøde havde Erik indhentet tilbud på årlig service af hjertestarteren ved Stævnens indgang og hjertestarteren i P-kælderen ved Sejlet fra to firmaer samt indgået en serviceaftale med det firma (Medidyne), der tilbød den bedste service til den laveste pris. Punktet er hermed afsluttet.
2.5. Revner og forsætninger i betonbelægningen i indkørslen, rampen og kørevejen
Forud for mødet havde Sune og Jesper fremsendt yderligere materiale til dette punkt. Behandling af punktet blev udsat til et senere møde.
2.6. Friholdt område mellem parkeringspladser på terræn
Intet nyt til dette punkt.
2.7. Loungestole på træterrasser
Sune har tidligere henvendt sig til tre forskellige personer i arkitektfirmaet, der har tegnet borde og bænke til havnepladsen, men har stadig ikke fået svar. På mødet blev det besluttet at lade Sune kontakte endnu et firma. Hvis der bliver brug for assistance til tegningsmateriale, tilbød Tanja at hjælpe.
2.8. Altaninddækning i Stævnen
Efter bestyrelsesmødet den 29. oktober 2018 fremsendte Jesper den 8. november 2018 på Stævnens altaninddækningsudvalgs vegne nyt revideret forslag til altaninddækning. Forslaget blev efterfølgende via mailudveksling behandlet af bestyrelsen og godkendt. Erik gav den 28. november 2018 på vegne af Ejerforeningen Promenadens bestyrelse Stævnens altaninddækningsudvalg og A/F-bestyrelse meddelelse om godkendelsen og dens forudsætninger. Altaninddækningsudvalget og/eller Stævnens A/F-bestyrelse sørger selv for det videre forløb i forbindelse med eventuelle myndighedsgodkendelser og den videre proces. Ejerforeningen Promenaden udarbejder dog forslag til vedtægtsændring vedrørende etablering og vedligeholdelse af altaninddækninger i Stævnen. Erik udarbejder forslag til denne vedtægtsændring. (Udformes som en tilføjelse til punkt 32.2 i Vedtægter for Ejerforeningen Promenaden).
2.9. Grundejerforening
Intet nyt til dette punkt.
3. Nye punkter til dette møde
3.1. Persondataloven
Forud for bestyrelsesmødet havde LEA Ejendomspartner A/S fremsendt materiale vedrørende Persondataforordningen (GDPR). Bestyrelsen diskuterede materialet og aspekter i forbindelse med materialet. Det blev besluttet at udarbejde en persondatapolitik og en databehandleraftale. Erik udarbejder forslag til de nødvendige dokumenter.
3.2. Husorden
Forud for mødet havde Erik fremsendt forslag til ajourføring af Promenadebyens Husorden. Ændringerne er udelukkende en følge af ændrede fysiske/faktiske forhold (nye indkast til ”Plast” og ”Papir” på terræn, ændrede regler for gæsteparkeringspladser og yderligere pladser ved Mesanen samt forskellige forsikringsbetingelser (vedrørende glas og sanitet) for de fem huse). Forslaget blev grundigt gennemgået og godkendt med en enkelt ændring. Erik sørger for ajourføring og lægger den ajourførte Husorden på alle relevante steder på www.promenadebyen-odense.dk.
4. Orientering fra A/F’erne
Under dette punkt orienterede bestyrelsesmedlemmerne hinanden om aktuelle sager i de respektive huse. A/F Stævnens bestyrelsesformand Lars Baagøe Hansen har solgt sin lejlighed til overdragelse 15. februar 2019 og træder derfor ud af A/F Stævnens bestyrelse. I A/F Soldækkets bestyrelse er suppleant Morten M. Bang indtrådt i bestyrelsen i stedet for Poul Jepsen.
5. Eventuelt
Intet under dette punkt.
6. Mødekalender
Bestyrelsesmøder:
– Onsdag den 20. februar 2019 kl. 18.30 hos Tanja (regnskab og budget)
– Mandag den 25. marts 2019 kl. 18.30 hos Henrik/Mesanen (bemærk nyt sted)
– Mandag den 29. april 2019 kl. 18.30 hos Jesper (konstituering)
Fællesmøde for alle bestyrelser i Promenadebyen:
– Onsdag den 13. marts 2019 kl. 19.00 i Mesanens fælleslokale
Generalforsamlinger:
– Onsdag den 24. april 2019
– Ønsker enkelte A/F’er at holde generalforsamling en anden dag, så skal det være før den 24. april 2019. A/F Stævnen holder generalforsamling tirsdag den 2. april 2019.
– Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingerne, skal indsendes til de respektive bestyrelser senest den 1. marts 2019.