Deltagere: Erik (Broen), Tanja (Soldækket), Henrik (Mesanen).
Mødet holdt hos: Erik.
Referent: Erik.
Dagsorden:
1. Opfølgning på punkter fra bestyrelsesmødet den 15. oktober 2018
1.1. Dokumentation for den tidligere bestyrelses udgifter til advokater
1.2. Vedtægter
1.3. Stævning
1.4. Rengøring
1.5. Belysning i P-kælderen
1.6. Grønne nødudgangsskilte
1.7. Ikke-tilladte genstande hensat i P-kælderen
1.8. Eftersyn af brandslanger i P-kælderen
2. Nye punkter til dette møde
2.1. Maling af sprinklerrør i P-kælderen omkring Sejlet
2.2. Persondataloven
3. Eventuelt
4. Mødekalender
1. Opfølgning på punkter fra bestyrelsesmødet den 15. oktober 2018
1.1. Dokumentation for den tidligere bestyrelses udgifter til advokater
Forud for mødet havde Erik fremsendt dokumentationsmateriale for den tidligere bestyrelses udgifter til advokater (kr. 15.625 til Advokatfirmaet Frank Iburg i 2016 og kr. 62.500 til Focus Advokater P/S i 2017/2018. I alt kr. 78.125). Materialet blev gennemgået og gav ikke anledning til yderligere tiltag. Punktet er hermed afsluttet.
1.2. Vedtægter
På fællesmødet for alle bestyrelser i Promenadebyen den 9. november 2018 blev vedtægterne for parkeringslauget diskuteret. En række synspunkter/meninger blev præsenteret, og disse vil naturligvis danne grundlag for bestyrelsens videre arbejde. På bestyrelsesmødet påbegyndte bestyrelsen så småt dette arbejde. De overordnede principper blev diskuteret/fastlagt, og bestyrelsen vil på de følgende møder arbejde sig længere ned i detaljerne. Erik sørger for, at principperne/beslutningerne løbende bliver formuleret (eller kopieret fra den eksisterende vedtægt) i takt med, at arbejdet skrider frem.
1.3. Stævning
På bestyrelsesmødet den 15. oktober 2018 blev udkastet til svarskrift til stævningen gennemgået. Efterfølgende har Tanja og Erik haft møde med advokat Niels Eriksen, Ideal Advokatfirma P/S. Det tilrettede svarskrift blev indsendt til Retten i Odense den 26. november 2018. Den 9. januar 2019 fik vi gennem Retten i Odense sagsøgers replik til vores svarskrift. På bestyrelsesmødet blev replikken grundigt gennemgået, og det overordnede indhold i vores duplik (svar på replik) fastlagt. Den 16. januar 2019 holdes der forberedende telefonmøde mellem de to parter og en dommer (Erik deltager). På mødet fastsættes tidsfristen for indsendelse af duplik. Erik laver efterfølgende udkast til duplik. Efter det forberedende telefonmøde er næste bestyrelsesmøde blevet fastsat til torsdag den 31. januar 2019.
1.4. Rengøring
Intet nyt til dette punkt.
1.5. Belysning i P-kælderen.
Defekte lysstofrør er blevet udskiftet og defekte armaturer er blevet repareret (udskiftning af defekte elektronikdele til sikkerhedsbelysning). Punktet er hermed afsluttet.
1.6. Grønne nødudgangsskilte
På fællesmødet for alle bestyrelser i Promenadebyen den 9. november 2018 enedes bestyrelserne om, at den enkelte bygning (A/F-bestyrelse) sørger for at vedligeholde nødudgangsskiltene i den del af P-kælderen, der støder op til den pågældende bygning. A/F-bestyrelsen har jo i forvejen vedligeholdelsespligten for nødudgangsskiltene i den pågældende bygning. Henrik sørger for, at der kommer lys i de to nødudgangsskilte ved Mesanen.
1.7. Ikke-tilladte genstande hensat i P-kælderen
De konkrete tilfælde, hvor ikke-tilladte genstande var hensat i P-kælderen, er blevet løst ved direkte henvendelse til ejerne. Punktet er hermed afsluttet, dog således at den anvendte proceduren (først direkte henvendelse og efterfølgende fjernelse af genstanden, hvis henvendelse ikke har effekt) også i fremtiden vil blive fulgt.
1.8. Eftersyn af brandslanger i P-kælderen
Henrik indhenter to tilbud på årlig eftersyn af brandslangerne i P-kælderen og indgår serviceaftale med den tilbudsgiver, der er billigst i forhold til kvalitet/serviceniveau.
2. Nye punkter til dette møde
2.1. Maling af sprinklerrør i P-kælderen omkring Sejlet
En stor del af sprinklerrørene i P-kælderen omkring Sejlet er malede rør i modsætning til alle de øvrige sprinklerrør i P-kælderen, der er galvaniserede rør. Malede sprinklerrør kan ikke godkendes ved de årlige lovpligtige eftersyn, hvis der er tegn på rust på overfladen – og dette er tilfældet med de malede sprinklerrør omkring Sejlet. Erik har forespurgt A/F Sejlets bestyrelsesformand, om A/F Sejlet har eller har haft fokus på denne problemstilling i forbindelse med 5-års-gennemgangen eller i anden forbindelse. Erik har desuden indhentet tilbud på nødvendig rengøring og maling af rørene. Da vi ved det lovpligtige eftersyn i 2018 fik godkendt anlægget under forudsætning af, at rørene behandles inden næste eftersyn i 2019, besluttede bestyrelsen at sætte arbejdet i gang snarest. Erik rykker A/F Sejlet bestyrelse for en tilbagemelding.
2.2. Persondataloven
Forud for bestyrelsesmødet havde LEA Ejendomspartner A/S fremsendt materiale vedrørende Persondataforordningen (GDPR). Bestyrelsen diskuterede materialet og aspekter i forbindelse med materialet. Det blev besluttet at udarbejde en persondatapolitik og en databehandleraftale. Erik udarbejder forslag til de nødvendige dokumenter. Bestyrelsen besluttede endvidere at fjerne parkeringspladsoversigten fra hjemmesiden.
3. Eventuelt
Intet under dette punkt.
4. Mødekalender
Bestyrelsesmøder:
– Torsdag den 31. januar 2019 kl. 18.00 hos Erik (duplik)
– Onsdag den 20. februar 2019 kl. 17.00 hos Erik (regnskab og budget)
– Desuden efter behov i forhold til retssagen
Fællesmøde for alle bestyrelser i Promenadebyen:
– Onsdag den 13. marts 2019 kl. 19.00 i Mesanens fælleslokale
Generalforsamling:
– Onsdag den 24. april 2019
– Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal indsendes til bestyrelsen senest den 1. marts 2019.