Deltagere: Erik (Broen), Tanja (Soldækket), Henrik (Mesanen).
Mødet holdt hos: Erik.
Referent: Erik.
Dagsorden:
1. Årsregnskab for 2018
2. Budget for 2019
3. Opfølgning på punkter fra bestyrelsesmøderne den 10. og 31. januar 2019
3.1. Vedtægter
3.2. Stævning
3.3. Rengøring
3.4. Grønne nødudgangsskilte
3.5. Eftersyn af brandslanger i P-kælderen
3.6. Maling af sprinklerrør i P-kælderen omkring Sejlet
3.7. Persondataloven
4. Det kommende fællesmøde for alle bestyrelser i Promenadebyen
5. Den kommende generalforsamling
6. Eventuelt
7. Mødekalender
1. Årsregnskab for 2018
Forud for bestyrelsesmødet var udkast til årsregnskab for 2018 fremsendt til bestyrelsens medlemmer. Udkastet til årsregnskab blev grundigt gennemgået og godkendt. Årets resultat er et underskud på kr. 34.933 (der var budgetteret med et underskud på kr. 47.025). Egenkapitalen pr. 31. december 2018 er kr. 140.298.
2. Budget for 2019
Forud for bestyrelsesmødet var udkast til budget for 2019 fremsendt til bestyrelsens medlemmer. Udkastet til budget blev grundigt gennemgået og godkendt. Der budgetteres i 2019 med indtægter (medlemsbidrag fra A/F’erne) på kr. 180.100. I 2018 var medlemsbidraget kr. 123.700. De væsentligste årsager til det øgede medlemsbidrag er en forventet udgift til maling af sprinklerrør på kr. 45.000 og en forventet udgift til advokatbistand i forbindelse med vedtægtsændringer og stævning på kr. 24.000. Der budgetteres med et 0-resultat for 2019 (lige store indtægter og udgifter).
3. Opfølgning på punkter fra bestyrelsesmøderne den 10. og 31. januar 2019
3.1. Vedtægter
Intet nyt til dette punkt.
3.2. Stævning
Efter sidste bestyrelsesmøde torsdag den 31. januar 2019, hvor udkast til vores duplik (svar på replik) blev gennemgået, har Henrik og Erik haft møde med vores advokat Niels Eriksen, Ideal Advokatfirma P/S, torsdag den 7. februar 2019. På mødet med advokaten blev udkastet gennemgået og den videre sagsgang drøftet. Mandag den 11. februar 2019 blev duplikken indsendt til Retten i Odense. Vi afventer nu sagsøgers reaktion.
3.3. Rengøring
I det sidste halve år er der på forsøgsbasis blevet gjort rent i P-kælderen en gang hvert kvartal. På bestyrelsesmødet blev forsøget evalueret, og bestyrelsen besluttede at gøre ordningen permanent. Erik laver endelig aftale med Torbens Erhvervsservice. Udgiften til rengøringsordningen er taget med i budgettet for 2019.
3.4. Grønne nødudgangsskilte
Det manglende lys i de to nødudgangsskilte ved Mesanen skyldes ikke som først antaget defekte elpærer med derimod defekte armaturer. Henrik sørger for nødvendig udskiftning/reparation.
3.5. Eftersyn af brandslanger i P-kælderen
Intet nyt til dette punkt.
3.6. Maling af sprinklerrør i P-kælderen omkring Sejlet
Forud for bestyrelsesmødet var en udførlig redegørelse fra A/F Sejlets bestyrelse vedrørende problemerne med rust på en del af sprinklerrørene i P-kælderen på hver side af Sejlet blevet fremsendt til bestyrelsens medlemmer. På bestyrelsesmødet blev redegørelsen gennemgået, og bestyrelsen besluttede, at arbejdet med rustfjernelse og maling er en opgave for parkeringslauget. Erik giver A/F Sejlets bestyrelse meddelelse om beslutningen og aftaler tidsplan for arbejdet med maleren. Herefter orienteres de bilejere, der har P-plads i det berørte område. De berørte bilejere får mulighed for parkering på terræn på P-pladser ved Mesanen. Erik står for planlægning og orientering. Udgiften til rustfjernelse og maling er taget med i budgettet for 2019.
3.7. Persondataloven
Forud for bestyrelsesmødet var et udkast til databehandleraftale mellem Parkeringslauget Promenaden og LEA Ejendomspartner A/S blevet fremsendt til bestyrelsens medlemmer. På bestyrelsesmødet blev udkastet gennemgået og enstemmigt vedtaget. Erik underretter LEA Ejendomspartner A/S om godkendelsen og lægger aftalen på vores hjemmeside under fanebladet ”Dokumenter vedrørende P-lauget”. Emnerne ”persondatapolitik” og ”samtykkeerklæring” tages op på et efterfølgende bestyrelsesmøde.
4. Det kommende fællesmøde for alle bestyrelser i Promenadebyen
På bestyrelsesmødet enedes man om, at der på fællesmødet kort orienteres om revision af Parkeringslauget Promenadens vedtægter, den verserende stævning/retssag og om maling af sprinklerrør. Det er Ejerforeningen Promenadens bestyrelse, der i øvrigt står for arrangementet.
5. Den kommende generalforsamling
Programmet for den kommende generalforsamling i Parkeringslauget Promenaden blev gennemgået, og emner til dirigent og referent blev udpeget. Erik afstemmer indkaldelse og dagsorden med LEA Ejendomspartner A/S.
6. Eventuelt
Intet under dette punkt.
7. Mødekalender
Bestyrelsesmøder:
– Møder afholdes efter behov i forhold til retssagen og den kommende generalforsamling.
Fællesmøde for alle bestyrelser i Promenadebyen:
– Onsdag den 13. marts 2019 kl. 19.00 i Mesanens fælleslokale.
Generalforsamling:
– Onsdag den 24. april 2019.
– Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal indsendes til bestyrelsen senest den 1. marts 2019.