Deltagere: Jesper (Stævnen), Erik (Broen), Sune (Sejlet), Tanja (Soldækket), Henrik (Mesanen).
Mødet holdt hos: Tanja.
Referent: Erik.
Dagsorden:
1. Årsregnskab for 2018
2. Budget for 2019
3. Opfølgning på punkter fra bestyrelsesmødet den 7. januar 2019
3.1. Vedtægtsændringer
3.2. Bådpladser ved Promenadebyen
3.3. Revner og forsætninger i betonbelægningen i indkørslen, rampen og kørevejen
3.4. Friholdt område mellem parkeringspladser på terræn
3.5. Loungestole på træterrasser
3.6. Altaninddækning i Stævnen
3.7. Grundejerforening
3.8. Persondataloven
4. Nye punkter til dette møde
5. Det kommende fællesmøde for alle bestyrelser i Promenadebyen
6. Den kommende generalforsamling
7. Orientering fra A/F’erne
8. Eventuelt
9. Mødekalender
1. Årsregnskab for 2018
Forud for bestyrelsesmødet var udkast til årsregnskab for 2018 fremsendt til bestyrelsens medlemmer. Udkastet til årsregnskab blev grundigt gennemgået og godkendt. Årets resultat er et underskud på kr. 47.126. Der var budgetteret med et underskud på kr. 37.000. At det realiserede underskud blev større end det budgetterede, skyldes primært større udgifter til snerydning og saltning i 2018 end forventet. Egenkapitalen pr. 31. december 2018 er kr. 169.239.
2. Budget for 2019
Forud for bestyrelsesmødet var udkast til budget for 2019 fremsendt til bestyrelsens medlemmer. Udkastet til budget blev grundigt gennemgået og godkendt. Der budgetteres i 2019 med indtægter (medlemsbidrag fra A/F’erne) på kr. 337.200. I 2018 var medlemsbidraget kr. 287.400. Den væsentligste årsag til det øgede medlemsbidrag er, at vi i 2019 sigter mod et 0-resultat (lige store indtægter og udgifter) og ikke mod et underskud som i 2018.
3. Opfølgning på punkter fra bestyrelsesmødet den 7. januar 2019
3.1. Vedtægtsændringer
I samråd med LEA Ejendomspartner A/S er det siden bestyrelsesmødet den 7. januar 2019 besluttet at lade IDEAL Advokatfirma P/S overtage opgaven med at få bragt orden i Ejerforeningen Promenadens vedtægter. Opgaven består i at få den oprindelige påtaleberettigede Odense Havneudvikling A/S (der den 30. maj 2018 er opløst ved likvidation) fjernet fra de oprindelige vedtægter og herefter få de tre vedtægtsændringer, der blev vedtaget på generalforsamlingerne i 2017, tinglyst på alle fem punkthuse. Her skal en eventuel kommende vedtægtsændring i forbindelse med etablering af altaninddækning i Stævnen naturligvis medtages. De hidtil implicerede advokater/advokatfirmaer har alle ”skubbet” opgaven fra sig – og har derfor heller ikke modtaget noget honorar.
3.2. Bådpladser ved Promenadebyen
Intet nyt til dette punkt.
3.3. Revner og forsætninger i betonbelægningen i indkørslen, rampen og kørevejen
Intet nyt til dette punkt.
3.4. Friholdt område mellem parkeringspladser på terræn
Intet nyt til dette punkt.
3.5. Loungestole på træterrasser
Intet nyt til dette punkt. På bestyrelsesmødet blev det dog besluttet at afsætte kr. 20.000 i budgettet for 2019 for at imødese et kommende forslag til ”møblering” af træterrasserne mellem punkthusene.
3.6. Altaninddækning i Stævnen
Forud for bestyrelsesmødet havde Erik udsendt forslag til vedtægtsændringer vedrørende vedligeholdelsespligt for altaninddækninger. På mødet blev udkastet gennemgået og godkendt. Erik sørger for, at forslaget udsendes sammen med indkaldelse til generalforsamlingerne i april 2019, og at forslaget sættes på dagsordenen for A/F-generalforsamlingerne. Proceduren for afstemning gennemgås på fællesmødet for alle bestyrelser i Promenadebyen onsdag den 13. marts 2019.
3.7. Grundejerforening
Intet nyt til dette punkt.
3.8. Persondataloven
Forud for bestyrelsesmødet var et udkast til databehandleraftale mellem E/F Promenaden og LEA Ejendomspartner A/S blevet fremsendt til bestyrelsens medlemmer. På bestyrelsesmødet blev udkastet gennemgået og enstemmigt vedtaget. Erik underretter LEA Ejendomspartner A/S om godkendelsen og lægger aftalen på vores hjemmeside under fanebladet ”Dokumenter vedrørende E/F Promenaden”. Emnerne ”persondatapolitik” og ”samtykkeerklæring” tages op på et efterfølgende bestyrelsesmøde.
4. Nye punkter til dette møde
Intet under dette punkt.
5. Det kommende fællesmøde for alle bestyrelser i Promenadebyen
På bestyrelsesmødet enedes man om, at der på fællesmødet kort orienteres om forslag til ændring af vedtægter for Ejerforeningen Promenaden (altaninddækning) og procedure for afstemning, persondataloven, revision af vedtægter for Parkeringslauget Promenaden, den verserende stævning/retssag mod parkeringslauget og om maling af sprinklerrør i P-kælderen. Emner til dirigent (Jesper) og referent (Sune) blev udpeget, og opgaver med kaffe/te (Henrik) samt kage og vand (Erik) blev fordelt. Erik sørger for at udsende dagsorden for mødet til alle mødedeltagere ca. en uge før mødet.
6. Den kommende generalforsamling
Programmet for den kommende generalforsamling i Ejerforeningen Promenaden blev gennemgået, og emner til dirigent og referent blev udpeget. Erik afstemmer indkaldelse og dagsorden med LEA Ejendomspartner A/S.
7. Orientering fra A/F’erne
Intet under dette punkt.
8. Eventuelt
Intet under dette punkt.
9. Mødekalender
Bestyrelsesmøde:
– Mandag den 29. april 2019 kl. 18.30 hos Jesper (konstituering)
Fællesmøde for alle bestyrelser i Promenadebyen:
– Onsdag den 13. marts 2019 kl. 19.00 i Mesanens fælleslokale
Generalforsamlinger:
– Onsdag den 24. april 2019
– Ønsker enkelte A/F’er at holde generalforsamling en anden dag, så skal det være før den 24. april 2019. A/F Stævnen holder generalforsamling tirsdag den 2. april 2019.
– Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingerne, skal indsendes til de respektive bestyrelser senest den 1. marts 2019.