Deltagere: Tove (Stævnen), Erik (Broen), Rasmus (Sejlet)

Afbud fra: Tanja (Soldækket), Henrik (Mesanen)

Mødet holdt hos: Erik

Referent: Erik

Dagsorden:

1. Konstituering af bestyrelsen

2. Perioderegnskab for perioden 01.01.2020-30.09.2020

3. Vedtægtsændringer

4. Eventuelt

5. Mødekalender

1. Konstituering af bestyrelsen

Efter de ordinære generalforsamlinger den 17. september 2020 har hver A/F-bestyrelse holdt konstituerende møde, hvor deres repræsentant til Ejerforeningen Promenadens bestyrelse blev udpeget. A/F-bestyrelserne har udpeget følgende repræsentanter:

• A/F Stævnen: Tove Rosendahl
• A/F Broen: Erik Nielsen
• A/F Sejlet: Rasmus Wind Frederiksen
• A/F Soldækket: Tanja Brusen
• A/F Mesanen: Henrik Clausen

På Ejerforeningen Promenadens bestyrelsesmøde konstituerede bestyrelsen sig således:

• Formand: Erik Nielsen
• Næstformand: Tanja Brusen
• Sekretær: Rasmus Wind Frederiksen
• Medlem: Tove Rosendahl
• Medlem: Henrik Clausen

Erik giver LEA Ejendomspartner A/S besked om bestyrelsens nye sammensætning samt tilretter oplysningerne på vores hjemmeside. På mødet underskrev de deltagende bestyrelsesmedlemmer ejerforeningens interne regler vedrørende informationssikkerhed. Erik sørger for, at de ikke-deltagende bestyrelsesmedlemmer efterfølgende underskriver reglerne.

2. Perioderegnskab for perioden 01.01.2020-30.09.2020

Forud for bestyrelsesmødet var perioderegnskabet udsendt til bestyrelsens medlemmer. På mødet blev regnskabet gennemgået. Erik påpegede nogle mindre fejl i regnskabet. Erik sørger for, at LEA Ejendomspartner A/S retter disse fejl. Perioden har (efter rettelser) givet et overskud på kr. 69.074 og en egenkapital pr. 30. september 2020 på kr. 323.052. Til overskud og egenkapital skal dog tillægges kr. 26.850, som de fem A/F’er tilsammen skal efterbetale til ejerforeningen som ekstra bidrag for årets første ni måneder i henhold til de på generalforsamlingerne den 17. september godkendte budgetter for 2020. Af ejerforeningens lån til parkeringslauget på oprindeligt kr. 125.000 har parkeringslauget tilbagebetalt kr. 95.000, så ejerforeningens tilgodehavende pr. 30. september 2020 er kr. 30.000. Dette beløb tilbagebetaler parkeringslauget i løbet af årets sidste tre måneder.

3. Vedtægtsændringer

På den ekstraordinære generalforsamling den 8. oktober 2020 blev bestyrelsens forslag til vedtægtsændringer vedtaget. Erik sørger for, at de nye vedtægter lægges på vores hjemmeside. Desuden sørger Erik for, at alt nødvendigt materiale afleveres til vores advokat med henblik på, at advokaten kan få vedtægterne tinglyst på alle fem huse i Promenadebyen. Erik holder løbende bestyrelsen orienteret om denne proces.

4. Eventuelt

• En lejlighedsejer i Sejlet har forespurgt om muligheden for etablering af el-ladestik på beboerens P-plads i P-kælderen. Ejerforeningen har fremsendt de overordnede retningslinjer for etablering af el-ladestik i P-kælderen til lejlighedsejeren og A/F Sejlets bestyrelse. Sagen håndteres herefter af A/F Sejlets bestyrelse.
• Ejerforeningen har haft Torbens Erhvervsservice til at genplante bøge og græsser i de områder, hvor beplantningen var gået ud. Det er det enkelte A/F, der skal sørge for beplantning, nøddesten, brosten eller andet i de bede, der grænser direkte op til det pågældende hus.
• Spørgsmålet om tilstedeværelsen af containerne til papir og småt pap i P-kælderen blev udskudt til et senere bestyrelsesmøde, hvor alle bestyrelsesmedlemmer er tilstede og har haft mulighed for inden da at danne sig et billede af holdningen til spørgsmålet i den pågældendes A/F-bestyrelse.
• Kresten Mehl (Broen) har på aktivitetsudvalgets vegne skrevet til Anders W. Berthelsen (medlem af byrådet i Odense Kommune) om problemer med trafikken på Finlandgade samt problemer vedrørende renovationen, toiletforhold m.m. i vores nærområde. Odense Kommunes tekniske forvaltning har svaret, og Erik har lovet Kresten og aktivitetsudvalget, at ejerforeningen vil følge op på forvaltningens konkrete forslag/anvisninger. Bestyrelsens medlemmer har fået udleveret sagens korrespondance.
• Administrationen af de nummererede P-pladser 15-39 på terræn (område 2792) er pr. 1. oktober 2020 flyttet fra Othania Ejendomme ApS/Morten M. Bang (der ikke længere ejer lejligheder i Promenadebyen) til Ejerforeningen Promenaden. Samtidig er administrationen opgraderet til Q-Parks nyeste e-park version. Ejerforeningen Promenadens bestyrelse orienterer de beboere, der har brugsret til de pågældende P-pladser, om omlægningens betydning og de nye muligheder den giver.
• Fjernvarme Fyn har meddelt, at de skal grave ved P-pladserne 8-11 (i område 2440) på terræn for at reparere en utæthed i fjernvarmeledningen under kørevejen. Erik finder P-pladser, som kan stilles til rådighed for de beboere, der har brugsret til P-pladserne 8-11, og aftaler nærmere med de pågældende beboere.
• En beboer med brugsret til P-pladser på terræn har spurgt, om der kan opstilles P-bomme på P-pladserne, og om P-skiltene kan udskiftes til en anden type. Bestyrelsen drøftede spørgsmålene og besluttede, at der på den pågældendes P-pladser må opstilles P-bomme som de oprindelige, men at P-skilte ikke må udskiftes. Erik giver spørgeren besked.

5. Mødekalender

Bestyrelsen besluttede at udsætte det planlagte fællesmøde den 20. november 2020 på ubestemt tid på grund af corona-situationen. Desuden fastlagde bestyrelsen datoen for generalforsamlinger i 2021 til den 21. april 2021 (med forbehold for corona-situationens udvikling).

Bestyrelsesmøde:

• Onsdag den 3. februar 2021 kl. 19.30 hos Tove.

Generalforsamlinger:

• Onsdag den 21. april 2021.
• Hvis et A/F ønsker generalforsamling på en anden dag, så skal det være før den 21. april 2021.
• Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingerne, skal indsendes til de respektive bestyrelser senest den 1. marts 2021.